Analisi SWOT: cos’è, come si fa e chi la usa

L’analisi SWOT è uno strumento che permette d’identificare i punti di forza, di debolezza, le opportunità e le minacce di una qualsiasi organizzazione. Si tratta di un’analisi più o meno complessa di cui si avvalgono PMI, grandi imprese ma anche enti no profit.

L’analisi può essere svolta in autonomia o commissionata sia quando l’azienda è già avviata, sia prima di avviarla. Non è raro inoltre che venga preparata in contemporanea al business plan.

Come vedremo in questo articolo sapere come si fa, permette a chiunque già gestisce o è in procinto di aprire un’attività di avere una panoramica riguardo le azioni da intraprendere nel breve, medio e lungo periodo, con l’obiettivo di rendere l’organizzazione sempre più competitiva in un mercato complesso e in continua evoluzione.

Analisi SWOT: significato e definizione

SWOT è l’acronimo inglese di: Strengths, Weaknesses, Opportunities, and Threats. In italiano possiamo tradurre in: punti di forza, punti di debolezza, opportunità e minacce. Seguendo quanto riportato nello studio condotto da David W. Pickton,Sheila Wright: “What’s SWOT in strategic analysis?”, possiamo definire l’analisi SWOT come uno strumento analitico utilizzato per identificare tutti quei fattori significativi interni ed esterni di un’organizzazione.

Spesso è definita come un’analisi semplice quasi alla portata di tutti, tuttavia, gli stessi autori dello studio succitato, evidenziano come un utilizzo ingenuo e semplicistico dello strumento può portare a rilevanti errori strategici.

Per questo motivo, al di là della definizione e del significato di analisi SWOT, in questo approfondimento si cercherà di offrire sì gli strumenti per elaborare un’analisi SWOT in autonomia ma allo stesso tempo, si consiglia di affidarsi di figure specializzate in quella che è tutt’altro che una semplice attività d’individuazione dei punti di forza e di debolezza di un’organizzazione.

Cos’è un’analisi SWOT

L’analisi SWOT è dunque un lavoro di ricerca con un duplice obiettivo. Il primo è individuare i fattori interni ed esterni di un’azienda che possono costituire un’opportunità o una minaccia per l’azienda. Il secondo obiettivo è invece individuare i punti di forza e di debolezza propri dell’organizzazione.

È bene inoltre specificare che i campi d’applicazione sono molteplici. Sicuramente nella maggior parte dei casi il lavoro si concentra sull’intera azienda ma non è raro che l’analisi si possa concentrare su un singolo progetto o su un solo dipartimento aziendale.

L’analisi SWOT è stata inventata da Albert Humphrey, celebre economista statunitense che sperimentò il metodo intorno gli anni 60 del Novecento. In principio l’analisi veniva utilizzata per valutare le migliori 500 aziende statunitensi riportate ogni anno dalla rivista Fortune.

Successivamente lo strumento iniziò a essere utilizzato da un numero crescente di organizzazioni. Oggi è uno strumento conosciuto e comunemente adoperato prima di prendere un’importante decisione di management.

Perché è importante un’analisi SWOT

L’analisi SWOT è importante perché quando elaborata con criterio e attenzione permette di sapere con estrema chiarezza:

• Cosa distingue in positivo l’attività rispetto alla concorrenza
• Quali aree vanno migliorate
• Quali sono le possibilità e le opportunità di sviluppo
• I fattori esterni e interni che in futuro potrebbero portare crisi aziendali

Rispetto al passato aver chiari i suddetti punti è ancor più importante. Come noto, le aziende stanno vivendo un periodo di forti cambiamenti.

Si tratta di un processo ormai iniziato spinto sicuramente dal progresso tecnologico, ma anche da profondi cambiamenti culturali e nelle esigenze dei lavoratori.

Ad esempio, dall’analisi potrebbe emergere che la concorrenza sta utilizzando tecnologie avanzate che potrebbero permetterle di acquisire anche i propri clienti.

Oppure potrebbe emergere che i lavoratori preferiscono politiche orientate verso un miglior work life balance.

Saperlo prima potrebbe scongiurare la perdita di uno o più talenti, i quali potrebbero presentare le dimissioni e cercare nuove opportunità di lavoro presso altre realtà.

Come si fa un’analisi SWOT

Passiamo ora al punto focale dell’articolo: come realizzare un’analisi SWOT. Come evidenziato è essenziale considerare questo tipo di lavoro la giusta importanza. L’analisi SWOT non è semplice e soprattutto non svolgerla al meglio può portare a gravi errori di governance aziendale:

Creare un team di esperti

Questo tipo di analisi non può essere effettuata da una sola persona. L’ideale è riunire i vari responsabili di un reparto aziendale, i manager e in generale tutti coloro che hanno un’adeguata conoscenza dell’azienda.

Inoltre, a queste figure può essere utile affiancare un consulente esterno, in grado di fornire un punto di vista imparziale e fornire alcuni suggerimenti e spunti di riflessione aggiuntivi. Figure esterne (o interne) che possono aiutare nell’analisi SWOT possono essere ad esempio: digital coach, analisti finanziari, data analyst, web marketing strategist , HR manager.

Analisi dei punti di forza

Dopo aver riunito un team di lavoro non resta che iniziare l’analisi vera e propria. Si può partire dai punti di forza o strengths. Ciò vuol dire individuare tutti quegli aspetti che differenziano in positivo un’organizzazione dalla concorrenza. I punti di forza sono tali quando oggettivamente portano un vantaggio misurabile all’attività. Esempi di punti di forza:

• Consegne più rapide rispetto alla concorrenza
• Utilizzo di tecnologie innovative che permettono di ridurre i costi di produzione
• Migliori tassi di fidelizzazione

Punti di debolezza

I punti di debolezza o weaknesses al contrario sono l’insieme di caratteristiche che rendono l’attività meno efficiente e performante rispetto alla concorrenza. Il team preposto all’analisi è tenuto a individuare quindi un set di dati che oggettivamente dimostrano una carenza o un’inefficienza. Tipici esempi di punti di debolezza possono essere:

• Alti tassi di turn over tra i dipendenti
• Recensioni negative sui social
• Costi per l’approvvigionamento dei materiali troppo elevati

Opportunità

Individuare le opportunità o opportunities richiede, al contrario dei punti precedenti, la capacità di analizzare le possibili azioni che possono essere intraprese. L’analisi si sposta quindi all’esterno ed è necessario sia focalizzata verso ciò che potrebbe succedere in futuro.

Il team di lavoro è quindi chiamato a individuare piccole e grandi azioni che possono apportare benefici all’organizzazione nel breve, nel medio e nel lungo periodo. Ad esempio, una tipica opportunità potrebbe derivare dalla nascita di una nuova piattaforma social da utilizzare per le campagne di marketing e comunicazione.

Oppure si pensi alle possibilità che possono derivare da un processo d’internazionalizzazione verso un nuovo mercato, o dallo stringere una collaborazione o una partnership strategica.

Minacce

Chiude l’analisi SWOT l’analisi delle possibili minacce o threats che possono portare problemi di vario tipo all’organizzazione. Bisogna cercare d’individuare quelle minacce che possono verificarsi in un futuro prossimo e quelle che invece potrebbero verificarsi in un arco temporale più lungo.

Anche in questo caso la capacità di analisi unità a una visione strategica sono elementi essenziali per la definizione corretta delle minacce o threats. Le minacce variano dal settore in cui si opera. Ad esempio, i titolari di un’azienda agricola potrebbe preoccuparsi del proprio raccolto in caso di siccità prolungate, i gestori di un ristorante o un bar potrebbero essere preoccupati da un repentino aumento del costo delle materie prime.

Come utilizzare l’analisi SWOT

Una volta individuati i punti di forza, di debolezza, le possibili opportunità e minacce e aver riportato per iscritto l’analisi SWOT può ritenersi conclusa. Il risultato finale può essere riassunto in un foglio elettronico diviso in quattro parti ognuna dedicato a uno dei punti analizzati.

Il lavoro però non è affatto terminato. L’imprenditore, il titolare d’azienda o le figure incaricate, devono a questo punto lavorare per risolvere i punti di debolezza e le criticità individuate, nonché lavorare per mantenere quelli che sono stati individuati come i punti di forza e sfruttare le opportunità emerse.

L’analisi SWOT infine è bene effettuarla a cadenza regolare, ad esempio una volta all’anno, così da avere sempre a disposizione un documento aggiornato utile non solo per definire le nuove azioni da intraprendere ma anche per verificare se le criticità emerse siano state o meno risolte.