Presentazione Power Point, trucchi e segreti

Saper realizzare una presentazione Power Point è un requisito richiesto sin da quando si è studenti. Un’abilità che, una volta acquisita, torna utile anche quando si entra nel mondo del lavoro.

Sebbene esistano numerosi corsi di formazione e tutorial in rete, le basi sul funzionamento del programma possono essere acquisite autonomamente, poiché il programma, inserito nel pacchetto Office è estremamente facile nell’utilizzo.

In questo articolo-guida si vedrà: come utilizzare e a cosa serve Power Point, come creare nuove slides, diapositive, come cambiare il layout, come inserire immagini, grafici, animazioni e tabelle.

Sono altresì riportate: tutte le informazioni per creare una presentazione efficace e professionale con PowerPoint, gli errori da evitare e quali programmi possono essere utilizzati come alternativa.

Come usare Power Point

La conoscenza di Power Point è un requisito che permette agli studenti e ai lavoratori di ottenere dei risultati migliori quando viene richiesto di realizzare una presentazione. Inoltre, un lavoratore, può evidenziare tale abilità sul curriculum, mettendo in mostra così, una competenza digitale aggiuntiva che potrebbe essere determinante per trovare un nuovo lavoro.

Come fare una presentazione in Power Point?

Installare il pacchetto Office

Il primo passaggio è assicurarsi di avere installato il pacchetto Office. In genere, l’applicazione è preinstallata in tutti i dispositivi Windows e comprende altri programmi quali Word, Excel, Access, Publisher.

Creare una nuova presentazione

Una volta aperto il programma, dalla schermata principale è possibile scegliere tra: presentazione vuota, effettuare un tour esplicativo delle funzioni, oppure scegliere una delle presentazioni preimpostate.

Iniziare con la prima presentazione

Cliccando su “presentazione vuota” si è già nel vivo del programma. La schermata iniziale richiede di: inserire il titolo e il sottotitolo. Se si è connessi ad Internet, sulla destra, compare la funzione “Idee per progetti” con la quale è possibile avvalersi di varie grafiche preimpostate.

Una volta completata la prima pagina, basterà cliccare su “Nuova diapositiva” in alto a sinistra, procedendo così con la pagina numero 2. Quando si ha l’esigenza di cambiare la disposizione del testo, si può cambiare i layout presenti cliccando sul pulsante affianco a “Nuova diapositiva” scegliendo uno tra i “Temi Office” proposti dall’applicazione.

Inserire le immagini, le tabelle, forme, icone e grafici

In alto partendo da sinistra e subito dopo “File” e “Home”, il pulsante “Inserisci” permette di aggiungere: immagini, forme, icone, grafici, simboli, elementi multimediali, commenti.

Scegliere il colore dello sfondo

Cliccando con il testo destro del mouse in una qualsiasi parte vuota della diapositiva e scegliendo “Formato sfondo” è possibile colorare una o tutte le diapositive.

Le opzioni di riempimento disponibili sono:
• A tinta unita
• Sfumato
• A immagine o trama
• A motivo

Dopo di che si sceglie il colore e la percentuale di trasparenza.

Scegliere le transazioni tra le varie diapositive

Durante la fase di presentazione, al fine di rendere piacevole agli occhi il passaggio da una diapositiva all’altra, si può scegliere il tipo di transazione più adeguata.

La transazione si può scegliere cliccando sull’omonimo pulsante in alto. Vi sono diverse tipologie di transazioni come:

• Dissolvenza
• Tendina
• Spinta
• Morphing

Nella medesima schermata è possibile scegliere di inserire: un suono, la durata e come passare alla slide successiva, se dopo un tot di secondi o con il click del mouse.

Realizzare delle animazioni

In alto, il pulsante successivo permette di inserire le animazioni. Tale funzionalità permette di lavorare sui testi e le immagini presenti rendendo possibile l’ingresso di questi ad esempio: da destra, dall’alto o dal basso. È possibile altresì, inserire effetti particolari.

Anteprima della presentazione

A completamento delle funzioni principali vi è il pulsante “Presentazione” questo permette di visualizzare le diapositive comprensive di animazioni, intervalli, tracce audio, sottotitoli al fine di verificare che la presentazione funzioni nel modo corretto.

Arrivati a questo punto, la presentazione sarà completa.

Come fare presentazioni efficaci con Power Point

Indipendentemente dal fine della presentazione che sia una tesina di terza media o per una scuola superiore, per l’università o per un importante progetto, vi sono alcuni requisiti universali che è bene memorizzare al fine di realizzare una presentazione efficace.

Utilizzare Power Point significa saper lavorare con importanti aspetti propri della comunicazione come: la capacità di sintesi, la coerenza, il sapere come mantenere attento l’osservatore.

I consigli qui riportati risultano ancora più utili quando la presentazione Power Point è composta da diapositive digitali in inglese.

Dover esporre un progetto ad una platea internazionale, infatti, richiede ancora più attenzione nell’uso delle parole e delle immagini, così che tutti possano comprendere il contenuto.

È bene dunque cercare di realizzare una presentazione che tenga conto dei seguenti aspetti:

1) Ordine visuale

Il testo, le immagini, la grafica e gli effetti inseriti devono essere inseriti in maniera ordinata sullo schermo, evitando che l’occhio umano si affatichi.
Una buona regola è quella di inserire il testo sulla parte sinistra delle slides, le immagini e la grafica sulla destra.

2) Testi sintetici

L’obiettivo di una presentazione è sintetizzare i contenuti riportati in forma scritta. Per questo motivo la parte testuale non può essere riportata per intero ma necessita di essere schematizzata in punti chiave.
Prima di iniziare una presentazione con Power Point può essere utile crearsi una mappa mentale così da avere uno schema ordinato da seguire.

3) Pulizia delle slide

Un altro consiglio è quello di evitare di appesantire la presentazione con numerosi effetti grafici. I caratteri utilizzati devono essere leggibili e lo stile delle slides è bene abbia sempre uno stesso sfondo.

4) Testi persuasivi ed accattivanti

Un elemento imprescindibile è la creatività.

È il termine stesso: “Presentazione” a suggerire che il lavoro svolto ha il fine di essere mostrato ad un pubblico. L’obiettivo, quindi, è coinvolgere la platea, assicurandosi che riesca a seguire contemporaneamente sia le slides sia il discorso che accompagna la presentazione.

Slide è un termine inglese, il cui significato in italiano può essere tradotto come “diapositive digitali” e sta ad indicare una specifica pagina della presentazione. Per discorso che accompagna la presentazione invece, si intende l’arte di saper comunicare o storytelling.

Avere delle nozioni in storytelling è un requisito che non solo permette di fare bella figura durante la presentazione, ma ha altresì numerose altre applicazioni pratiche.

Presentazione Power Point: errori da evitare

Una presentazione in ppt efficace dovrebbe:

1) Inserire un numero limitato di immagini

Le immagini hanno un importante capacità comunicativa ma non bisogna utilizzarle semplicemente per riempire gli spazi vuoti.
L’obiettivo primario, da tenere sempre a mente deve essere quello di permettere al lettore di seguire il contenuto delle slides senza distrarsi.

2) Usare un numero limitato di elenchi puntati (bullets point)

Gli elenchi puntati hanno la funzione di evidenziare le parti più importanti di un discorso e di un concetto. Tuttavia, difficilmente una persona si soffermerà nella lettura di più di 4 o 5 bullets point per slides.

3) Utilizzare caratteri leggibili a cui siamo abituati

Nonostante si possa scegliere tra decine di caratteri disponibili, è indicato scegliere i caratteri più utilizzati e convenzionali ai quali l’occhio umano è abituato.

In particolare, per una presentazione ti tipo professionale, la scelta dovrebbe ricadere su:

• Calibri;
• Helvetica;
• Arial;
• Times New Roman.

4) Inserire troppi colori nella presentazione

Una presentazione con Power Point minimal contenente 2 o 3 colori verrà apprezzata, al contrario la presenza di molti colori che possono rendere difficile la lettura dei testi porta ad affaticare l’occhio umano.

Programmi simili e alternative a Power Point

Quando non si dispone del pacchetto Office, si possono utilizzare alcuni programmi tipo Power Point che hanno le stesse funzioni e permettono una presentazione ugualmente ben realizzata.

1) Google Slides

Google Slides è molto simile a PowerPoint, è gratuito, online e permette di importare ed esportare le presentazioni in formato .pptx.

L’applicazione è compatibile per: Desktop, iOs e Android.

2) Prezi

Prezi è un altro programma gratuito nelle funzionalità di base. Si differenzia rispetto a Power Point in quanto ha alcune funzionalità avanzata che lo rendono particolarmente adatto per lavori più orientati sull’interattività.

Con oltre 100 modelli precaricati e la compatibilità con Pc, Mac, IPhone e Android, Prezi può essere considerato come uno step successivo per rendere le proprie presentazioni uniche e accattivanti.

3) Zoho

Zoho è molto più che un programma utile per le presentazioni. È una suite di applicativi in cloud che permette di creare ed esportare slides (anche .PPT).

Tra le caratteristiche principali si evidenzia: la possibilità di condividere i contenuti, la possibilità di lavorare in team, gratuitamente e fino a 25 utenti e un’ampia galleria di effetti e animazioni.