OKR: cos’è, significato, esempi e differenza con i KPI

OKR è l’acronimo inglese di Objectives and Key Results. In italiano può essere tradotto con: Obiettivi e Risultati Chiave.

Si tratta di un sistema elaborato per aiutare le aziende ad elaborare una corretta strategia di business finalizzata a gestire, organizzare il lavoro e raggiungere gli obiettivi, di breve, medio e lungo periodo.

Come scopriremo nel corso dell’articolo, elaborare un modello OKR permette di focalizzarsi sui macro target più importanti da raggiungere. Ciò aiuta i team di lavoro a coordinarsi al meglio tra loro.

In questo approfondimento vedremo in dettaglio cos’è e su cosa si basa l’OKR, quali sono i vantaggi, alcuni esempi, come funzionano i tipici software e quali sono le principali differenze tra OKR e KPI (Key Performance Indicator).

OKR: significato

Il framework OKR (Objectives and Key Results) possiamo definirlo come un insieme di regole che seguendole aiutano a definire al meglio gli obiettivi e le strategie aziendali da attuale nel breve, nel medio e nel lungo periodo.

Il sistema ha la funzione sia a coordinare al meglio i dipendenti, i quali possono in qualsiasi momento verificare le priorità e i risultati raggiunti sia è utile per le aziende, (manager o titolari) le quali possono fare affidamento ad un sistema fortemente orientato alla produttività.
OKR: quando nasce e storia

Il modello OKR, sebbene sia molto attuale e utilizzato, nasce nel 1954.

L’invenzione è attribuita a Peter Drucker. L’economista è considerato l’inventore del management. A Drucker si deve l’elaborazione dell’MBO (Management By Objectives), un primo modello pensato per una corretta gestione degli obiettivi aziendali.

14 anni dopo Andrew Groove, conosciuto principalmente per essere stato il cofondatore di Intel, sviluppa il vero e proprio OKR così com’è oggi conosciuto.

Il modello si diffonde velocemente tanto che nel 1974 John Doerr apprende da Groove le basi teoriche dell’OKR utilizzandole dopo essere diventato un consulente per Google. La multinazionale ancora oggi utilizza il modello OKR.

Il modello è tutt’oggi utilizzato anche da altre celebri organizzazioni tra cui: Facebook, LinkedIn, Twitter, Oracle.

Il modello OKR

OKR definisce quindi gli obiettivi e quali risultati bisogna ottenere per raggiungerli.

Nel tempo sono state sviluppate numerose guide che aiutano le imprese a sviluppare un modello in autonomia.

Ne è un esempio il lavoro di Felipe Castro: The Beginner’s Guide to OKR, il quale fornisce alcuni importanti spunti per l’implementazione del sistema.

Il modello inoltre include la presenza delle cosiddette iniziative (Initiatives). Queste ultime rappresentano l’insieme delle attività da svolgere al fine di raggiungere i traguardi.

Vediamo in dettaglio come funziona il framework OKR definendo i suddetti punti:

Obiettivo

Come suggerisce la parola l’obiettivo o gli obiettivi, indicano il punto finale da raggiungere. Ad esempio: aumentare del 10% le vendite dello store online, assumere 10 lavoratori, automatizzare il servizio clienti.

Risultati chiave

I risultati chiave nel modello OKR sono una metrica misurabile utile per dividere il macro obiettivo in tanti piccoli obiettivi da raggiungere.

Sono utili per capire quanto si è distanti dal raggiungimento del risultato finale. I risultati chiave possono essere considerati degli step intermedi. Per essere definiti al meglio devono: avere un impatto rilevante, essere specifici e misurabili.

Iniziative

Le iniziative secondo il metodo OKR possono essere definite come l’insieme di attività che aiutano a raggiungere l’obiettivo chiave e di conseguenza avvicinano al raggiungimento dell’obiettivo finale.

Esempi di iniziative sono: proporre una nuova azione di marketing, invitare i dipendenti ad un corso di formazione.

Anche le iniziative devono avere come caratteristiche quali essere misurabili, specifiche e devono essere realizzate entro un intervallo di tempo preciso.

OKR, quali sono i vantaggi

Avvalersi di un modello OKR è utile per avviare e gestire una nuova attività. Sia questa una piccola attività in proprio, una startup o una media e grande impresa. Vediamo quali sono i vantaggi che apporta l’utilizzo di un sistema OKR:

Focus

Il principale vantaggio riguarda il focus. Gli obiettivi infatti devono avere la caratteristica di essere numericamente limitati, al massimo 7.

I risultati chiave dovrebbero essere massimo 5 per ogni obiettivo. Un numero così limitato di obiettivi e risultati chiave permette ai manager e ai dipendenti di focalizzarsi al meglio sulle azioni da intraprendere.

Tendenzialmente ogni ciclo OKR inizia chiedendosi quali sono i punti più importanti da raggiungere nei prossimi 6 o 12 mesi.

Una definizione così specifica permette di essere sempre orientati verso i risultati.

Allineamento

Un secondo vantaggio ottenuto utilizzando i modelli OKR riguarda l’allineamento tra il lavoro richiesto ai manager e il lavoro richiesto agli altri collaboratori.

Il modello permette a tutti di avere una visione globale riguardo le azioni da intraprendere e come raggiungerle.

Più tutti i lavoratori sono allineati verso un traguardo maggiori saranno le possibilità di raggiungere i risultati nei tempi stabiliti.

Monitoraggio

Il sistema permette di monitorare il lavoro di tutti in un’ottica di massima trasparenza.

Ciò porta a ogni membro del team a lavorare assiduamente al raggiungimento dei compiti assegnati.

Quando ogni attività del lavoratore e monitorata le aziende beneficiano di maggiori tassi di impegno e di concentrazione nei lavoratori.

Andare oltre gli OKR

Il sistema OKR spinge tutte le risorse presenti in azienda a dare il massimo. Spesso vengono consapevolmente posti obiettivi molto sfidanti.

Questa tendenza è giustificata dalla convinzione che più siano alti e irraggiungibili gli obiettivi più le risorse umane si impegnano per raggiungerli.

Esempi di OKR

È possibile riportare numerosi esempi di OKR. Chiaramente gli obiettivi e risultati chiave da raggiungere sono diversi a seconda del settore in cui si opera.

Una società operante nel settore e della ristorazione, ad esempio, potrebbe porsi come target di aumentare il numero di tavoli prenotati a pranzo.

Lo scopo potrebbe essere raggiunto mediante campagne pubblicitarie, mediante programmi di fidelizzazione, mediante sconti o promozioni.

Diversamente una società di marketing e comunicazione potrebbe avere l’obiettivo di generare più lead, o maggiori tassi di conversione. Anche in questo caso il target verrà raggiunto grazie a una serie di risultati intermedi e iniziative.

Il modello OKR lo troviamo anche presso le agenzie nel settore dell’Human Resources.

Le agenzie possono porsi l’obiettivo di intervistare un numero definito candidati per mese, di proporre un tot di lavoratori ad un numero specifico di aziende. E così via.

OKR e KPI: quali sono le differenze

Generalmente le aziende utilizzano gli OKR come un modello complementare ai KPI.

È pertanto utile soffermarsi su come i due strumenti possano effettivamente essere utilizzati per migliorare le performance aziendali.

I KPI acronimo di Key Performance Indicator sono degli indicatori che aiutano a monitorare quanto un’azienda è vicina alla meta prefissata e da raggiungere.

OKR e KPI sono pertanto due strumenti complementari che in base agli obiettivi del proprio business permettono di definire fissare e monitorare al meglio l’andamento nel medio e lungo termine del business aziendale. Tipiche metriche KPI sono:

• Tassi di conversione
• Costi di acquisizione
• Valori medi per ordine
• Ctr
• Percentuale interazioni
• Iscritti al sito web
• Click su banner.

In conclusione, i KPI possono essere intesi come dei valori numerici che fin quando rimangono dentro dei range definiti allora vuol dire che li strategie impostate mediante OKR stanno dando i frutti sperati.
Software OKR

Le micro aziende che vedono impiegati due o tre lavoratori non hanno necessariamente bisogno di un software OKR. È infatti sufficiente anche un modello elaborato con Excel.

Diversamente grandi organizzazioni sono solite avvalersi di specifici software sviluppati per mantenere i team allineati su gli obiettivi da aggiungere.

Tra le caratteristiche e le funzionalità che ritroviamo in ogni programma vi sono:

• monitoraggio dei KPI
• pianificazione delle strategie
• monitoraggio dei progressi
• gestione del feedback negativo

La maggior parte dei software presenti in commercio sono cloud based, così da permettere l’accesso anche ai lavoratori da remoto o fuori sede.

Integrano il modello OKR agli indicatori KPI, offrendo così un software completo per una perfetta organizzazione di tutto il lavoro dei team.