Organizzazione del lavoro

La sensazione di non essere riusciti a raggiungere gli obiettivi e ad ottimizzare il tempo durante il corso di una giornata lavorativa è un sentimento comune in molte persone. Continue interruzioni quali telefonate e imprevisti possono portare al paradosso di trovarsi impegnati tutto il giorno senza riuscire a fare progressi riguardo gli obiettivi e le priorità prefissate ad inizio giornata.

Pianificare le attività e stabilire correttamente le priorità, al fine di non farsi travolgere dagli eventi, può essere estremamente importante, in particolar modo in questo periodo di cambiamenti riguardo i luoghi fisici dove sono svolte le attività.

In questo articolo si descrive come pianificare il lavoro in ufficio, gli esercizi indicati per raggiungere gli obiettivi, come gestire, organizzare, pianificare e portare a termine le attività, come ottimizzare il lavoro da casa, quali software e app possono aiutare nella gestione del tempo, e quali strategie utilizzare al fine di migliorare la produttività.

Come pianificare il lavoro

La gestione del tempo è una vera e propria sfida. Interruzioni causate da e-mail, distrazioni, riunioni improvvise e scadenze possono travolgere la giornata lavorativa. In una società fortemente incentrata sulla produttività, il non riuscire a tenere fede agli obiettivi da raggiungere può essere causa di forti pressioni e stress.

La buona notizia è che una corretta gestione del tempo e delle attività può portare degli enormi vantaggi in termini di riduzione dello stress, di maggiore controllo e maggiori motivazioni.

Pianificare le attività è un processo che si basa su tre pilastri fondamentali:

• Produttività: quanto si produce;
• Performance: quanto bene si produce;
• Percezione: come si percepisce ciò che si fa;

Migliorare la gestione del tempo, significa migliorare i tre parametri sopra citati attraverso un lavoro di perfezionamento quotidiano.

Suggerimenti per una gestione ottimale delle priorità

Avere chiari gli obiettivi e i compiti da svolgere

Una corretta consapevolezza riguardi i propri obiettivi, aiuta a chiarire verso cosa rivolgere i propri sforzi durante il corso della giornata lavorativa, aumentando l’efficacia sul posto di lavoro. In tal senso può essere utile fare una lista delle priorità così da comprendere come impiegare il tempo a disposizione.

Partire con il piede giusto

La giornata lavorativa inizia appena svegli. Pianificare anche le attività da svolgere prima di recarsi fisicamente sul posto di lavoro, aiuta a risparmiare tempo ed evitare gli imprevisti. Può essere utile ad esempio, preparare tutto l’occorrente la sera prima.

Organizzare la scrivania e gli ambienti circostanti

Lavorare ogni giorno sull’ottimizzazione degli ambienti e della scrivania può essere utile a risparmiare minuti preziosi che permetteranno di far trascorrere la giornata senza troppi intoppi.

Evitare di aggiungere attività da svolgere durante la giornata

Una volta pianificata la lista delle attività, per quanto possibile il consiglio è non aggiungerne altre. Mettere in lista, ulteriori cose da fare non previste, aumenta lo stress, perché si permette al lavoro di gestire sé stessi e non il contrario.

Pianificare le attività in base al rendimento

Dire sempre di sì, indipendentemente da quale sia la proposta o il progetto, è un atteggiamento inutile e spesso dannoso. È fondamentale chiedersi quale sia l’effettivo guadagno in termini di denaro, tempo ed energia spesi in un’attività. Una buona gestione del tempo dovrebbe seguire la regola dell’80-20 di Pareto, secondo la quale il 20% delle cause o delle azioni sono responsabili per l’80% degli effetti o dei risultati.

Pensare poco e spesso

Equivale a dire, pensare una cosa per volta. Bisogna infatti rassegnarsi, una volta entrati nel mondo del lavoro ci saranno sempre attività da svolgere. Pensare di svolgere tutte le mansioni contemporaneamente è impossibile. Alcune cose verranno eseguite, altre no. L’importante è saper riconoscere le priorità.

Considerare i Quadranti di Covey

È uno degli strumenti più utili e allo stesso tempo meno utilizzati per determinare l’importanza e l’urgenza di un compito da svolgere. Secondo Stephen Convey, gestire correttamente il tempo non equivale esclusivamente ad organizzare le attività, ma si tratta di una filosofia di vita. I quadranti di Covey consistono in una matrice composta da quattro sezioni. Ognuna di queste rappresenta una categoria di priorità. Per approfondimenti si può consultare la ricerca condotta da Amit kumar Singh dell’Università di Mizoram.

Porre fine alla giornata di lavoro

Fatta eccezione per le emergenze è importante stabilire un orario entro il quale terminare la propria giornata lavorativa. È necessario quindi pianificare le attività e circoscriverle in un arco temporale definito.

Utili esercizi per raggiungere gli obiettivi

Sulla base delle teorie del goal setting del filosofo e medico inglese John Locke, gli esercizi per la definizione degli obiettivi, per essere efficaci devono avere le seguenti caratteristiche: piccoli, realizzabili, misurabili, specifici e chiari.

Gli strumenti che possono aiutare a pianificare le attività e rimanere concentrati possono essere di tipo informale come ad esempio:

• Scrivere un diario che tenga traccia dei risultati raggiunti nel corso di una giornata;
• Utilizzare il telefono come promemoria, e applicazioni utili nel monitorare le scadenze;
• Intraprendere attività finalizzate alla meditazione e la consapevolezza;

Di tipo formale come ad esempio:

• Confrontarsi regolarmente con il proprio datore di lavoro per verificare la propria efficienza;
• Partecipare a gruppi di conversazione con persone che condividono medesimi obiettivi;
• Confrontarsi con un mentore o un tutor che possa offrire un supporto per raggiungere gli obiettivi;
• Utilizzare software e applicazioni utili per pianificare le attività;

Pianificare le attività utilizzando il metodo Kanban

Il metodo Kanban si applica per gestire, progettare e migliorare i flussi di lavoro. Una metodologia che può essere utilizzata in ogni ambiente lavorativo ed è particolarmente indicata quando si ha necessità di far verificare un lavoro appena terminato piuttosto che attendere il completamento di tutti i processi collegati.

Il metodo permette di gestire il lavoro secondo i principi di:

Trasparenza

Attraverso un linguaggio chiaro e diretto volto a migliorare le operazioni aziendali.

Equilibrio

Bilanciare cioè i diversi obiettivi al fine di raggiungere la massima efficacia.

Collaborazione

Un metodo pensato per migliorare i rapporti tra le persone che lavorano in gruppo.

Per applicare il metodo Kanban è necessaria una lavagna fisica o digitale dove sono descritti tutti i compiti che un team di lavoro deve portare a termine. Ogni singolo compito è inserito in un riquadro colorato. La lavagna è divisa in tre o più colonne. La colonna a sinistra descrive le attività ancora da svolgere, seguita da una colonna contenente le mansioni in fase di svolgimento. Quest’ultima può essere suddivisa in ulteriori colonne se i compiti sono divisi per fasi diverse.

Procedendo verso destra, una colonna è dedicata alla revisione e all’estrema destra sono rappresentati i lavori portati a termine.

Per evidenziare le priorità, sono utilizzati i così detti swimmlane, che consistono in delle linee orizzontali utili a suddividere la colonna dei lavori in fase di svolgimento.

Al fine di migliorare i processi lavorativi, il metodo Kanban prevede lo scambio di feedback attraverso l’organizzazione di meeting ad intervalli regolari, utili per eventuali revisioni dei compiti svolti e suggerimenti per quelli da svolgere.

• Il metodo Kanban si divide in diversi passaggi fondamentali per l’organizzazione ottimale del lavoro:
• La lavagna Kanban o Kanban board in formato digitale o fisico, la configurazione è libera, in base alle esigenze di ogni singolo team. Il punto principale è la suddivisione dei compiti per ogni colonna;
• Il numero dei compiti che ogni colonna può contenere è limitato, quando si termina un’operazione, il nuovo lavoro da svolgere è presente sul lato sinistro della lavagna. Il lavoratore dovrà semplicemente spostare il post colorato corrispondente alle proprie attività da sinistra verso destra;
• Fissare delle regole universali comprensive dei compiti e delle tempistiche entro le quali terminare il lavoro assegnato;
• Prevedere sessioni dedicate alla condivisione delle informazioni e dei feedback;
• Lavorare continuamente all’ottimizzazione del metodo, così come specificato dalla teoria Kaizen;

Gestione del tempo e produttività

ScienceDirect è un portale dedicato alla ricerca scientifica, tecnica e medica. In una ricerca pubblicata dal titolo: The Relationship between Time Management and Job Performance in Event Management, si indaga sulla relazione tra la gestione del tempo e il successo. La ricerca mette in luce come, pianificare un’attività consista principalmente nel saper gestire il tempo in un’ottica di massima produttività.

La ricerca condotta pone l’attenzione sul fatto che un lavoratore per avere successo ha bisogno di stabilire le corrette priorità e di avere una lista sulle attività da svolgere a seconda della fascia oraria.

Oggi la maggior preoccupazione nella gestione delle risorse umane è il miglioramento delle performance del lavoratore.

I professionisti, prosegue lo studio, dovrebbero essere ben consapevoli che il tempo è la prima risorsa da considerare per massimizzare la produttività ma allo stesso tempo è un elemento mal gestito.

In particolare, lo studio ha analizzato il settore relativo all’organizzazione degli eventi. L’obiettivo dei ricercatori è stato misurare le prestazioni lavorative a seconda del tempo a disposizione e delle situazioni.

La ricerca prova l’esistenza di una relazione positiva tra la gestione del tempo e la prestazione lavorativa soprattutto nelle attività che necessitano un continuo rispetto delle scadenze.

Come portare a termine le attività lavorando da casa

Lavorare da remoto ha portato le persone a dover stabilire una nuova routine lavorativa. Le abitudini e gli orari di lavoro infatti non risultano più scanditi, ma al contrario ogni individuo può gestire e organizzare il proprio tempo a piacimento. Tuttavia, è consigliato rispettare alcune regole per mantenere elevate l’efficienza e le performance.

Avere orari regolari

Per mantenere l’equilibrio tra vita privata e vita lavorativa è indispensabile avere orari regolari riservati per il lavoro e orari dedicati a sé stessi.

Stabilire delle regole e gestire lo spazio

Una volta che il lavoro si trasferisce dentro la propria abitazione, è necessario organizzare gli spazi ed evitare che i componenti della casa possano essere fonte di distrazione. In un mondo ideale, un lavoratore dovrebbe avere due computer in un appartamento, uno aziendale, uno personale. Ma questo in molti casi non è realistico e si ha a disposizione un solo computer. Il consiglio è organizzare uno spazio dove il computer viene utilizzato esclusivamente per il lavoro e uno spazio da dedicare quando si svolgono attività personali.

Programmare le pause e uscire di casa

Lavorare da casa comporta che le pause non saranno più scandite da orari prestabiliti, il consiglio è concedersi una pausa ogni ora e dedicare un periodo di tempo al giorno all’aria aperta e alla luce naturale.

Richiedere le attrezzature di cui si ha bisogno

Il trasferimento dall’ufficio alla propria abitazione potrebbe comportare un deficit tecnologico. Quando in casa non si hanno tutti i dispositivi e gli strumenti per continuare a lavorare, non bisogna esitare nel richiederli. Le aziende, nell’ultimo periodo sono sempre più all’avanguardia nel fornire le attrezzature necessarie ai propri dipendenti da remoto.

Avere due numeri di telefono

Mantenere separati i contatti lavorativi rispetto i contatti personali, permette di pianificare efficacemente le attività e mantenere un buon equilibrio tra la vita privata e il lavoro.

Essere semi-formali

È plausibile che la vita in ufficio richiedeva di indossare un abito ogni giorno. Uno dei vantaggi del lavoro da casa è il potersi vestire come si vuole. Ma ciò non vuole dire rimanere in pigiama tutto il giorno. È fondamentale passare in “modalità lavoro” anche in Smart Working, cambiandosi il pigiama e riservando la giusta importanza alla propria professione.

Trovare il momento della giornata in cui si è più produttivi

Ognuno di noi ha dei momenti della giornata in cui si sente più produttivo. Scoprire in quali orari si riesce a dare il massimo, se la mattina, il pomeriggio o la sera, e pianificare le attività in base a questo, può risultare una mossa vincente.

Pulire la scrivania a fine giornata

È buona prassi sistemare la scrivania al termine della giornata di lavoro, rimettendo in ordine i documenti. L’obiettivo da porsi è sedersi ogni mattina e trovare una scrivania in ordine come il giorno prima, pulita e organizzata.

Concentrarsi su un compito alla volta

Fare un’attività alla volta, vuol dire andare in contro alla natura umana che è in grado di svolgere bene una sola attività. Il consiglio è concentrarsi su un lavoro e svolgere solo quello, dopo tutto, se lo schermo del computer mostra 10 finestre aperte e una conferenza in corso, difficilmente è possibile focalizzarsi efficacemente su ogni mansione.

Software e app per organizzare il lavoro

Sono numerose le applicazioni che permettono di gestire, organizzare e pianificare le attività lavorando da remoto. Si riporta un elenco di software e app integrativo dell’articolo inerente ai 20 strumenti per lo Smart Working

• Basecamp è un software per la gestione dei progetti che, promettono gli sviluppatori “migliora il modo di lavorare”. La società è stata fondata nel 1999 da Jason Fried, Carlos Segura, ed Ernest Kim. I team di lavoro che utilizzano Basecamp possono creare nuovi progetti, aggiungere un elenco delle attività da fare, inviare e ricevere messaggi in tempo reale.
• Scoro è un software as a service un modello di distribuzione nel quale il software opera via internet in cloud computing. La società è stata fondata nel 2013, a Tallinn, nel 2019 è stata eletta una delle giovani società più promettenti d’Europa. È un software che offre soluzioni per le attività professionali e creative, permette di gestire progetti, vendite, fatturazioni.
• Weekdone è un servizio per la gestione dei processi di comunicazione all’interno di un gruppo di lavoro. L’azienda è stata fondata nel 2012 e nel 2013 ha vinto il concorso all’evento Slush Helsinki, la più grande conferenza sulla tecnologia e start-up del Nord Europa.
• Todoist è un programma disponibile per ogni tipo di piattaforma, veloce, pulito e facile da usare. È un’app specifica per la gestione della do to list. Il software è stato lanciato nel 2007, oggi è stato utilizzato per la gestione di oltre 150 milioni di progetti.
• Evernote è un’applicazione utile per prendere appunti, gestire e pianificare le attività. Il software è stato sviluppato nel 2008 dalla Evernote Corporation, fondata da Stepan Pachikov e consente di creare note di testo, disegni o contenuti web.
• Newton è un’applicazione specifica per la gestione delle mail, permette follow-up tempestivi ed efficaci. Newton supporta tutti gli account e-mail per qualsiasi dispositivo iPhone, iPad, Android, Mac e Windows.
• Buffer aiuta nella gestione e nella pianificazione delle attività di social media in un’azienda. Il software è stato lanciato nel 2009 dalla Buffer Inc. Buffer si presenta con un’interfaccia pulita e dalla facile comprensione. Permette di utilizzare più account contemporaneamente, pianificare i post e analizzare le prestazioni dei contenuti sui maggior social network: Twitter, Facebook, Instagram, Instagram Stories, Pinterest, e LinkedIn.
• Clanbeat è un software utile per la gestione delle risorse umane che aiuta nei processi di integrazione dei dipendenti. Clanbeat una società estone fondata nel 2016, ha creato un’applicazione in grado di automatizzare i flussi di lavoro e di registrare i feedback scambiati tra dipendenti e datori di lavoro.
• MeetFrank permette di trovare i profilli adatti per il proprio team o azienda. La piattaforma si propone come un mercato digitale in grado di collegare i talenti lavorativi con le aziende in base alle loro aspirazioni. MeetFrank è stata fondata nel settembre del 2017 da Kaarel Holm, Marko Virkebau, Anton Narusberg.