Assistente Amministrativo e ATA, di cosa si occupa e quanto guadagna

Per assistente amministrativo si intende un professionista che svolge diverse funzioni di tipo organizzativo e logistico presso imprese, aziende, enti pubblici o privati.

È una figura che a seconda del contesto in cui è inserita può svolgere compiti diversi, tuttavia la definizione assume un significato specifico se ci si rivolge agli istituti scolastici. L’assistente ammnistrativo interno alle scuole definisce una figura ben precisa all’interno del personale Amministrativo, Tecnico e Ausiliario (chiamato anche personale ATA), ovvero del personale non docente che lavora nell’ambito della pubblica istruzione.

Andiamo a vedere cosa fa un assistente amministrativo in genere e poi vedremo come si declina nello specifico nel mondo della scuola.

Le mansioni di un assistente amministrativo 

Per capire di cosa si occupa l’assistente amministrativo, possiamo partire dalla definizione: l’assistente amministrativo è una figura addetta alle mansioni amministrative all’interno di aziende e organizzazioni di ogni tipo, nel pubblico e nel privato.

È una figura fondamentale soprattutto all’interno degli uffici di medie e grandi dimensioni che devono coordinare più reparti, gestire la burocrazia, distribuire le buste paga, fare operazioni di inventario. Il lavoro può essere totalmente diverso nel caso si lavori per imprese private, studi medici o legali, uffici pubblici, ospedali o scuole. 

Tutto ciò che coinvolge la documentazione, le pratiche e i processi burocratici, sono gestite dall’assistente amministrativo, da quest’ultimo, in poche parole, dipende il corretto funzionamento di un’attività o di un’organizzazione.

È dunque, un lavoro di responsabilità, che richiede concentrazione, attenzione e organizzazione in quanto, l’assistente amministrativo è spesso chiamato a rispettare la consegna di documenti entro certe scadenze.

Tra i suoi compiti c’è anche tutto quanto ruota attorno gli aspetti burocratici e di segreteria, in base a come sono strutturate le procedure aziendali.

Deve filtrare e smistare posta e telefonate in entrata e in uscita, redigere lettere e documenti, pianificare l’agenda ed i calendari di appuntamenti e riunioni, organizzare viaggi e trasferte dei colleghi e dei superiori, come ad esempio l’agenda degli appuntamenti degli agenti commerciali oppure i viaggi del direttore.

Inoltre, l’assistente amministrativo è una persona a cui i dipendenti possono fare riferimento per qualsiasi problematica di tipo amministrativo e può anche essere chiamato in causa per dare un aiuto di tipo commerciale all’impresa.

Tra i compiti dell’assistente amministrativo commerciale possiamo trovare la gestione degli ordini di clienti e fornitori, utilizzando dei software gestionali, la preparazione delle offerte per i commerciali, la creazione di presentazioni per la vendita, la gestione di richieste della clientela e altre funzioni che lo avvicinano al ruolo del back office commerciale.

Diversamente, l’assistente amministrativo quando è collocato all’interno del reparto amministrazione e contabilità, si può occupare di fatturazione attiva e passiva, del supporto alla redazione del bilancio aziendale, del pagamento di tasse, imposte e oneri vari, oltre che a svolgere le varie pratiche amministrative per la corretta contabilità aziendale. In questo caso viene definito assistente amministrativo contabile. 

Come abbiamo visto fin ora, l’assistente amministrativo può svolgere compiti diversi a seconda sia della dimensione dell’azienda sia del settore. All’interno di piccole realtà, l’assistente amministrativo può anche svolgere compiti legati alla gestione delle risorse umane annotando periodi di ferie, malattia, maternità. 

Come si diventa assistente amministrativo 

Per ricoprire il ruolo di assistente amministrativo è richiesta una formazione di tipo gestionale ed amministrativo.

I selezionatori del personale o dai datori di lavoro, per la posizione di assistente amministrativo valutano positivamente profili che hanno una formazione di tipo economico, in Scienze Politiche o Giurisprudenza, ma possono avere buone possibilità di essere selezionati anche i candidati con un diploma di ragioneria.

Per svolgere questo lavoro servono infatti competenze in gestione e conservazione della documentazione, ragioneria, economia, contabilità, diritto.

Un requisito preferenziale è l’esperienza pregressa come impiegato amministrativo in ambito contabile, commerciale o segretariale, o in altri ruoli simili, come back office o data entry. 

Ad un assistente amministrativo è richiesta una conoscenza approfondita della normativa vigente riguardo lo svolgimento di pratiche amministrative e burocratiche, in particolare per quanto riguarda la Pubblica Amministrazione.

Inoltre, conoscenze informatiche e dei relativi software sono indicate così come l’essere pratici con il funzionamento delle comuni apparecchiature da ufficio come sistemi telefonici e per videoconferenze, stampanti, fotocopiatrici, fax e via discorrendo. 

È possibile frequentare corsi di formazione che si propongono di fornire agli studenti gli strumenti contabili ed amministrativi necessari al fine di formare la figura professionale dell’assistente amministrativo.

In particolare, i corsi di formazione permettono all’aspirante assistente amministrativo di prendere dimestichezza con i principali tool che l’azienda utilizza per:

• Migliorare l’organizzazione ed i risultati del lavoro;
• Migliorare la comunicazione, la collaborazione con la direzione;
• Migliorare i rapporti con l’esterno.

Al termine del corso, lo studente deve essere in grado di utilizzare correttamente i software e gli strumenti aziendali, individuare i parametri di qualità per soddisfare le esigenze dei clienti e mantenere un elevato standard di efficacia comunicativa.

I punti che vengono normalmente affrontati in questi corsi sono i seguenti: 

• Informatica 
• Diritto Commerciale 
• Diritto Tributario 
• Gestione Commerciale e Finanziaria 
• Comunicazione 
• Diritto del Lavoro 
• Sicurezza sui luoghi di lavoro 
• Privacy 
• Antiriciclaggio 
• ISO 9001 – Qualità nelle aziende 
• Fondamenti di diritto civile 
• Comunicazione interpersonale – Tecniche di Mediazione dei conflitti e negoziazione 
• Tecniche di primo soccorso 
• Antincendio rischio medio 

Quanto guadagna e che carriera può fare un assistente amministrativo 

Un assistente amministrativo generalmente è assunto come dipendente, con contratto full time o part time a seconda delle esigenze dell’azienda.

Lo stipendio medio di un assistente amministrativo è di circa 1.150 euro netti al mese, corrispondenti a 20.000 euro lordi all’anno.

La retribuzione di un assistente amministrativo in genere parte da uno stipendio minimo intorno i 17.000 EUR annui (lordi), una cifra che negli anni può superare i 23.00 EUR lordi annui.

La professione di assistente amministrativo presenta il vantaggio di essere un lavoro con orari e ritmi molto ben definiti e stabili.

È adatta alle persone molto organizzate e dotate di grande attenzione ai dettagli. Inoltre, rappresenta un ruolo perfetto da cui partire per ambire ad una carriera di tipo verticale all’interno di un’amministrazione pubblica o privata.

Dal momento che praticamente ogni organizzazione può avere necessità di un assistente amministrativo, si possono trovare numerose offerte di lavoro, diffuse su tutto il territorio. 

Nel corso della sua carriera, un assistente amministrativo può vedersi attribuire mansioni che comportano maggiori responsabilità. Ed esempio, l’assistente amministravo può aspirare a diventare capo ufficio (office manager), responsabile amministrativo o assistente di direzione (Executive Assistant).

L’assistente amministrativo è dunque una figura in grado di svolgere compiti diversi e le sue mansioni potrebbero essere molto diverse nel caso in cui dovesse decidere di cambiare azienda. Non è raro che tale figura frequenti corsi finalizzati ad acquisire competenze specifiche, ad esempio in: contabilità, gestione delle buste paga o delle risorse umane.

L’assistente amministrativo ATA  

Il mondo della scuola è formato da personale docente e non docente. In quest’ultima categoria rientra il personale ATA, formato a sua volta da professionisti che lavorano all’interno degli istituti scolastici ricoprendo varie posizioni amministrative.

In particolare, l’assistente amministrativo scolastico, spesso abbreviato con la sigla “AA”, rientra nell’Area B del personale ATA. 

Questa figura nel tempo ha subito enormi cambiamenti, soprattutto per quanto riguarda l’aumento della mole di lavoro e delle rispettive responsabilità.

Se un tempo poteva essere identificato come un semplice impiegato addetta alle segreterie scolastiche, oggi è una sorta di funzionario della Pubblica Amministrazione che deve avere un alto livello di preparazione professionale specifica e deve sempre aggiornarsi. 

L’assistente amministrativo è un profilo professionale molto richiesto dalle scuole al giorno al giorno d’oggi, che cercano una figura che possa farsi carico di responsabilità specifiche e mansioni impegnative.

Il livello di competenze richieste è molto più alto rispetto ad una volta, dal momento che l’assistente amministrativo deve sempre essere aggiornato su tutte le novità legislative riguardanti il comparto scuola in cui opera. 

Vediamo nello specifico quali sono i compiti e le mansioni di un impiegato amministrativo che deve svolgere durante il suo lavoro:

• Archiviare e protocollare le documentazioni proprie degli istituti scolastici 
• Gestire i rapporti con gli enti pubblici a livello locale, provinciale e regionale
• Occuparsi dei processi di assunzione e dei periodi di prova
• Gestire le eventuali assenze di personale ad esempio per motivi di salute
• Occuparsi di fornire certificazioni e attesti
• Adempire alle procedure pensionistiche del personale
• Gestione delle assenze del personale, dei permessi e dei ritardi 
• Gestione dei procedimenti disciplinari, per docenti, collaboratori scolastici e assistenti tecnici 
• Disbrigo pratiche per la concessione del piccolo prestito INPS e cessione quinto dello stipendio 
• Gestione dei fascicoli personali 
• Adempimenti relativi ad assegnazioni, trasferimenti e utilizzazioni provvisorie del personale in servizio 
• Riconoscimento servizi di carriera pre ruolo e ricongiunzione di quelli già prestati. 

Oltre a queste, deve svolgere anche alcune mansioni didattiche, finanziarie e contabili, in certi casi molto complesse ed impegnative.

Tra le altre, deve redigere un inventario dei beni mobili e immobili presenti nell’edificio scolastiche e occuparsi delle variazioni di bilancio e della tenuta dei registri di entrate e uscite, contratti e giornale di cassa. 

Durante il suo orario di lavoro, l’Assistente Amministrativo svolge un ruolo fondamentale per la gestione dell’istituto scolastico.

Infatti, non solo l’assistente amministrativo è chiamato a gestire tutto ciò che concerne gli archivi e il disbrigo delle pratiche ma ha anche responsabilità più delicate e corrispettive mansioni che lo portano ad intrattenere rapporti con enti territoriali, provinciali o statali. 

Le mansioni che fanno capo al servizio amministrativo si possono schematizzare come segue: 

Mansioni Amministrative 

• Occuparsi della stipulazione dei contratti di lavoro, delle assunzioni e del periodo di prova; 
• Preparare i certificati e le attestazioni di servizio e adempire alle pratiche necessarie per l’esercizio della libera professione; 
• Occuparsi dei permessi per congedo, aspettativa, astensione facoltativa e obbligatoria; 
• Gestire e rilevare assenze, permessi e ritardi; 
• Richiedere visite fiscali per il personale assente per motivi di salute; 
• Occuparsi dei procedimenti pensionistici; 
• Riconoscere dei servizi di carriera pre ruolo e ricongiunzione dei servizi prestati; 
• Occuparsi dei procedimenti disciplinari; 
• Adempimenti per trasferimenti, assegnazioni e utilizzazioni provvisorie del personale;
• Pratiche per la concessione del piccolo prestito INPDAP e cessione del quinto dello stipendio; 
• Occuparsi della tenuta dei fascicoli personali.

Mansioni Didattiche 

• Gestire le pratiche di iscrizione degli studenti; 
• Provvedere al rilascio del nullaosta per il trasferimento degli alunni;
• Portare a termine adempimenti necessari per gli esami di Stato o integrativi;
• Provvedere al rilascio di pagelle, di diplomi di qualifica o di maturità, di certificati e attestazioni varie; 
• Gestire le pratiche di iscrizione degli studenti; 
• Provvedere al rilascio del nullaosta per il trasferimento degli alunni;
• Portare a termine adempimenti necessari per gli esami di Stato o integrativi;
• Provvedere al rilascio di pagelle, di diplomi di qualifica o di maturità, di certificati e attestazioni varie; 

Mansioni legate alla Contabilità 

• Preparazione delle buste paga per i docenti comprensive delle eventuali ore di straordinario.
• Liquidazione delle indennità maturate dal personale
• Provvedere al pagamento di eventuali lavori di manutenzione;
• Liquidazione dei compensi spettanti ai supplenti;
• Gestire i periodi di ferie del personale;
• Accertarsi che tutti gli adempimenti fiscali siano in regola;
• Stesura di documenti connessi all’INPS;
• Stesura di del modello CUD, del modello 770 e del modello IRAP);
• Richiedere eventuali resoconti o conguagli alla Direzione Provinciale dei Servizi Vari del Tesoro. 

Mansioni Finanziarie 

• Redigere il programma annuale
• Occuparsi del conto consuntivo agli atti della scuola; 
• Occuparsi delle attività negoziali dell’istituzione scolastica;
• Gestire i progetti previsti dal PTOF;
• Verificare che i corsi/progetti comunitari (I.F.T.S., P.O.N., F.S.E., F.E.S.R.) siano stati regolarmente svolti;
• Accertarsi che il bilancio sia in regola; 
• Attuare tutte le procedure per la verifica di cassa; 
• Registrare le entrate e le uscite e i contratti stipulati;
• Rilasciare certificati di regolare prestazione per la fornitura di servizi periodici; 
• Occuparsi della tenuta dei verbali dei revisori dei conti e adempimenti relativi.

Mansioni legate al Patrimonio 

• Gestire beni patrimoniali; 
• Tenere gli inventari dei beni mobili immobili; 
• Occuparsi del discarico inventariale dei beni mobili; 
• Portare a termine gli adempimenti per il passaggio di consegne dei beni.

Mansioni di Magazzino

• Custodire, verificare le entrate e uscite del materiale dal magazzino; 
• Occuparsi della contabilità di magazzino; 
• Occuparsi dei registri di magazzino e del facile consumo.

Come diventare assistente amministrativo ATA 

Nonostante la grande mole di compiti complessi attribuiti alla figura dell’assistente amministrativo è sufficiente essere in possesso del diploma di maturità per poter fare domanda come assistente amministrativo ATA.

Chiunque ne sia in possesso può avere accesso in graduatoria e, in base al proprio punteggio, aspirare ad essere reclutato nel personale ATA. 

Ad ogni modo, per poter svolgere le mansioni l’assistente amministrativo ha bisogno di sostenere corsi di formazione specifici.

Di conseguenza è opportuno che l’assistente amministrativo ATA si mantenga aggiornato, informandosi ogni anno sulle nuove direttive diramate dal Ministero.

Molti sindacati organizzano corsi specifici con l’obiettivo di mettere nelle condizioni l’assistente amministrativo di svolgere il complesso lavoro richiesto all’interno delle segreterie scolastiche. Un lavoro che sempre più richiede buone conoscenze informatiche per essere svolto.

Graduatorie di istituto assistente amministrativo 

Ogni istituzione scolastica provvede a formare le graduatorie corrispondenti ai vari profili professionali ricercati. Per ciascun profilo vengono delineate tre fasce di inserimento:

• La prima fascia, nella quale sono inseriti i candidati presenti nelle graduatorie provinciali permanenti;
• La seconda fascia è composta da candidati presenti nelle liste provinciali ad esaurimento;
• La terza fascia nella quale sono presenti i candidati che possiedono i titoli di accesso previsti dal bando miur ed hanno validità triennale, e quelli che, già presenti nelle graduatorie provinciali permanenti per soli titoli, desiderano modificare la provincia. 

Come aumentare il punteggio?

Oltre che dall’esperienza lavorativa e dai titoli di studio e specializzazione conseguiti, il punteggio viene determinato anche dalla certificazione informatica ATA (EIPASS). La certificazione attesta le capacità del lavoratore in gestione amministrativa e utilizzo di sistemi informatici, è un attestato specifico per gli assistenti amministrativi, così come lo sono: l’attestato di addestramento professionale per i servizi meccanografici oppure per la dattilografia.

Assistente amministrativo ATA: stipendio 

Lo stipendio netto di un assistente amministrativo consiste in una retribuzione lorda di 16.696 euro annui, circa 1.200 EUR al mese dunque.

Questa è la somma iniziale, che poi andrà crescendo in maniera proporzionale agli anni di servizio: dobbiamo tenere in conto che la retribuzione è destinata ad aumentare negli anni per via degli scatti di anzianità.

Per i primi 8 anni lo stipendio è di 16.696,06 EUR annui, per poi salire a 18.411,10 euro tra i 9 e i 14 anni di servizio.

Tra i 15 e i 20 anni la cifra sale a 19.680,15 EUR, mentre un ulteriore scatto di anzianità avviene tra i 21 e i 27 anni, facendo crescere la retribuzione annua a 20.956,80 EUR.

Infine, tra i 28 e i 34 anni di servizio si va a guadagnare 21.856,96 EUR all’anno, per poi arrivare a 22.562,63 EUR lordi annui superati i 35 anni di anzianità. 

L’assistente amministrativo, durante la sua carriera può anche vedersi riconosciuto il compenso per sostituzione del DGSA (Direttore dei Servizi Generali e Amministrativi), in tal caso l’aumento percepito sarà pari alle indennità di direzione per ogni effettivo giorno di sostituzione del Dirigente. 

Il compenso viene calcolato ed assegnato tenendo conto dei seguenti elementi: 

• parte fissa dell’indennità di direzione del DSGA assente; 
• parte variabile dell’indennità di direzione del DSGA assente; 

L’assistente amministrativo riceverà dunque un aumento di stipendio pari all’indennità di direzione per le giornate di effettiva sostituzione del DSGA.