Professione Buyer (Responsabile Acquisti)

Qualsiasi lavoro necessita di acquisti, che si tratti di attrezzature, di materie prime o di servizi, per essere produttivi e guadagnare bisogna investire una parte di ricavi sulle spese correnti.

Più è grande il volume di lavoro e le dimensioni dell’impresa, più le voci di spesa rappresentano una fetta importantissima del bilancio aziendale.

Ottimizzare le spese diventa così un’operazione che può fare la differenza alla chiusura dei bilanci, e sempre più aziende si rendono conto che più si investe nelle figure che gestiscano in maniera ottimale gli acquisti più questo si traduce sia in un maggiore risparmio sia in una maggiore efficienza produttiva.

Chi è questa figura che si dedica alla ricerca delle condizioni di acquisto migliori e della miglior qualità degli acquisti, e si dedica a gestire le richieste aziendali e ottimizzare gli ordini, seguendo le trattative con i fornitori in maniera da soddisfare al miglior modo e al minor prezzo le esigenze produttive?

Si tratta del responsabile degli acquisti, una figura che può assumere diverse declinazioni e denominazioni, ma il cui compito bene o male si riconduce ad una semplice regola: comprare il meglio al miglior prezzo. 

Chi è il Responsabile acquisti 

Il responsabile acquisti, o buyer, è quella figura che all’interno di un’azienda si occupa delle operazioni di approvvigionamento, ovvero ha il compito di acquistare tutte quelle cose necessarie per mantenere attive le attività dell’azienda, sia che si tratti di materiali, servizi o attrezzature. 

Nel ruolo di addetto agli acquisti deve quindi pianificare con cura e gestire tutte le operazioni di acquisto di beni e servizi della ditta, prestando attenzione all’ottimizzazione delle scorte e coordinando tutte le attività in un’ottica di riduzione dei costi e cercando di migliorarei flussi e i processi di stoccaggio.

Gli acquisti di un’azienda in genere appartengono a due categorie: gli acquisti necessari per svolgere il lavoro e gli acquisti di materiale che poi dovrà essere rivenduto. 

Nelle aziende più grandi possono essere seguiti da due figure distinte, e per la prima categoria si può parlare di Procurement Buyer, ovvero di colui che si occupa degli acquisti necessari alle esigenze quotidiane dell’azienda, dalla fornitura dei prodotti per l’ufficio alla stipula dei contratti di fornitura energetica.

In funzione dell’attività della ditta per cui lavora, la tipologia di acquisti della seconda tipologia può distinguere il responsabile degli acquisti in: 

• Buyer Materie Prime, ovvero colui che si occupa dell’acquisto di materie prime o semilavorati, che vengono poi trasformate dai reparti industriali o artigianali in prodotto finito; 
• Wholesale Buyer, che rivolge direttamente ai produttori per comprare le merci che vengono poi rivendute alle catene di retail; 
• Retail Buyer, che acquista le merci e i prodotti dai grossisti che poi vengono rivenduti nei punti vendita. 

Il lavoro di un responsabile acquisti si sviluppo secondo alcuni passaggi precisi.

Prima di tutto, deve compiere un’analisi dei bisogni aziendali, attraverso appositi software gestionali, maniera da avere un quadro dei beni e dei servizi che deve acquistare, in linea con la supply chain dell’azienda, in modo tale da essere compatibile con il bilancio aziendale.

In seconda battuta dovrà individuare i fornitori che praticano le offerte migliori, in termini sia di qualità del prodotto (o del servizio) che di prezzo più conveniente.

Una volta contattato il potenziale fornitore, deve intavolare una trattativa commerciale, che riguarda il prezzo d’acquisto ma anche i tempi di consegna, le modalità di pagamento e le quantità approvvigionabili.  

Una volta concluso l’accordo con il fornitore, il responsabile degli acquisti stipula il contratto e controlla che i tempi delle consegne siano rispettati e che i corrieri siano puntuali e precisi.

È suo compito stilare i report una volta che l’ordine viene consegnato per mantenere aggiornata la quantità della merce disponibile in magazzino. 

Tra i suoi compiti c’è anche quello di effettuare periodicamente un’analisi delle tendenze del settore, verificando l’eventuale presenza di nuovi prodotti sul mercato e valutando se l’introduzione di essi in azienda possa avere un impatto positivo, attivando le procedure di acquisto se tali novità dovessero essere utili al processo produttivo dell’azienda. 

I compiti del responsabile acquisti si possono riassumere nelle fasi che abbiamo riportato, con le dovute specificità riguardo ai vari ambiti di lavoro (se si tratta di beni deperibili piuttosto che di beni durevoli o altro), ma l’ordine delle fasi può variare, alcuni compiti possono sovrapporsi e varie procedure di acquisto possono intersecarsi in maniere diverse.

Per svolgere in maniera ottimale questo lavoro bisogna mettere in campo buone capacità di analisi, utili a prevedere l’andamento dei prezzi e dei mercati, e bisogna avere una buona conoscenza della contrattualistica commerciale.

Bisogna essere dentro le logiche operative aziendali, per poterne anticipare le necessità, e quindi conoscere bene le forniture da trattare e le loro specifiche tecniche e produttive.

Al responsabile acquisti arrivano continuamente informazioni dai diversi reparti interni, dalla produzione alla logistica fino all’area commerciale, dai fornitori, dalla rete vendita e anche dal mercato, sapendo interpretare le mosse dei concorrenti e i dati economici e finanziari. È un suo compito quindi estrapolare una visione complessiva da tutti questi input e provvedere eventualmente alla modifica dei piani d’acquisto a seconda del quadro che ne ricava. 

Se il lavoro dell’azienda è strutturato per commesse l’addetto acquisti che viene assegnato ad una specifica commessa ha il compito di pensare alla pianificazione degli ordini, sviluppano un piano che tenga conto del fabbisogno di materiale e dei tempi di lavoro della commessa, in coordinazione con il Project Manager. 

Nel caso del Retail Buyer, l’attenzione è sull’acquisto dei prodotti destinati alla vendita, per cui l’addetto agli acquisti deve conoscere in maniera approfondita il mercato di riferimento.

Deve quindi analizzare, per ogni categoria merceologica, i vari dati di vendita, riferiti anche ai diversi brands, alle diverse tendenze e ai vari competitors, al fine di effettuare una scelta, acquistare e immettere nei punti vendita i prodotti che meglio rispondano ai gusti dei consumatori, e che possano anticipare l’andamento delle vendite.

Il suo lavoro si svolge in diretto contatto con gli Store Manager e gli Area Manager, per creare report sell in e sell out riferiti ai vari negozi, supportando le operazioni di riassortimento dei punti vendita e mantenere sotto controllo gli stock.

Tra le mansioni del Retail Buyer può rientrare anche la creazione di un panio di inserimento di nuovi articoli in azienda: questo si può tradurre nella progettazione di operazioni di merchandising oppure di momenti di formazione riguardo ai nuovi prodotti insieme al marketing e ai responsabili delle vendite  

La figura del responsabile acquisti la si trova all’interno di aziende produttive attive in ogni tipo di settore: alimentare, farmaceutico, chimico, cosmetico, automotive, tecnologico, tessile, meccanico, metalmeccanico e via dicendo. È una figura chiave anche nelle imprese commerciali e nelle industrie che operano nella grande distribuzione quali GDO, retail o e-commerce.

Normalmente l’orario di lavoro si conforma come un full time tradizionale. Solitamente il luogo di lavoro è l’ufficio acquisti, anche se possono essere frequenti le trasferte per fare visita ai fornitori.

In quei contesti aziendali che sono arrivati ad utilizzare moderni sistemi di e-commerce si è sviluppata la figura dell’e-buyer, ovvero di un professionista che attraverso il web, ovvero tramite e-procurement, vetrine virtuali, aste o cataloghi online sviluppa le attività di acquisizione necessarie all’impresa.

Attraverso il web è possibile mantenersi aggiornati sul mercato di riferimento in tempo reale e di avere numerose informazione e diverse possibilità di gestione della spesa.

Inoltre permette anche di avere numerosi contatti con diversi fornitori, permettendo trattative anche a considerevoli distanze.

Le attività di marketing intelligence svolte sul web rete offrono la possibilità di approfondire la conoscenza non solo del mercato e dei prodotti, ma anche dei fornitori e dei servizi.

In questa maniera l’e-buyer ha la possibilità di condurre azioni che mirino a ridurre i tempi di realizzazione e il totale dei costi di approvvigionamento. Inoltre può garantire maggiore flessibilità all’interno degli stessi processi d’acquisto. 

L’e-procurement è il campo in cui l’e-commerce aziendale sta prendendo sempre più piede: si tratta di quell’attività di acquisto di beni o servizi che non appartengono al ciclo produttivo di quell’azienda che porta avanti l’operazione, una sorta di commercio rivolto principalmente agli impiegati della ditta.

In settori in cui c’è un grande numero di responsabili acquisti avere un vantaggio, riguardo al tempo e al costo impiegato per valutare offerte molto vaste, può essere determinante.

Sostanzialmente l’e-procurament consiste nell’integrare il catalogo di alcuni fornitori selezionati nell’intranet aziendale, in maniera che sia così così possibile effettuare gli ordini direttamente all’interno di quel sistema, mantenendo così costantemente controllo sul sistema di pianificazione delle risorse dell’impresa.

Gli acquisti rispondono così in maniera aderente alle politiche di procurement stabilite dall’azienda, e si guadagna in efficienza e rapidità.

I principali ostacoli che stanno rallentando l’adozione in larga scala dell’e-procurement risidono nella difficile integrazione tra i diversi sistemi informativi e i processi di back office, oltre che nell’attuale assenza di un software standardizzato per queste necessità. 

Come diventare Buyer

Per lavorare nell’ufficio acquisti è utile aver frequentato un istituto tecnico, oppure una scuola professionale a indirizzo commerciale.

Spesso negli annunci di lavoro rivolti ai responsabili acquisti viene richiesto anche il diploma di laurea, generalmente in Economia o in Ingegneria gestionale.

È possibile anche accedere a corsi di specializzazione e master riguardanti il settore degli acquisti e della logistica. La frequenza di questi corsi può fornire competenze riguardanti la gestione degli approvvigionamenti e della cosiddetta supply chain, così come sulla logistica integrata, l’organizzazione del magazzino, la distribuzione, l’amministrazione e il controllo di gestione.

Sono inoltre richieste dalle imprese specifiche competenze nelle aree economiche e di marketing e conoscenze nel settore della contrattualistica. 

I corsi di laurea, che siano triennali o magistrali, specialistica o vecchio ordinamento, più indicati per diventare responsabile acquisti sono: 

• Economia e statistica per le organizzazioni; 
• Economia aziendale; 
• Direzione d’impresa, marketing e strategia; 
• Economia e management. 

È utile frequentare corsi di formazione in tema di gestione e direzione degli acquisti e sviluppare esperienze sul campo nell’ufficio acquisti e approvvigionamenti di un’azienda.

Se si desidera lavorare per una multinazionale è opportuna la conoscenza approfondita e settoriale, in particolare nel campo della contrattualistica, di una o più lingue straniere. 

Un responsabile acquisti deve possedere anche competenze informatiche in maniera di essere in grado di utilizzare strumenti di office automation e i comuni software gestionali utilizzati per monitorare lo stato degli ordini, dei pagamenti e delle consegne, per gestire tutte le procedure amministrative riguardanti gli acquisti e per monitorare la rosa dei fornitori.

In più, un requisito che si ricerca comunemente negli aspiranti responsabili acquisti è una buona conoscenza di una o più lingue straniere, utile in particolare quanto è necessario avere contatti con fornitori esteri e partecipare a fiere internazionali.

Compiti e Mansioni del Buyer

La conoscenza del settore merceologico in cui si va ad operare e l’esperienza maturata sul lavoro sono altri requisiti preferenziali, che possono venire valutati anche più dei titoli di studio. 

Le principali competenze di un responsabile acquisti devono essere: 

• Saper gestire gli acquisti, il magazzino e la distribuzione; 
• Conoscere il settore merceologico di riferimento; 
• Avere capacità di gestione e di valutazione del budget, sia previsionale che consuntivo; 
• Saper negoziare e saper condurre le trattative commerciali; 
• Conoscere le procedure amministrative relative alla gestione degli ordini; 
• Avere una conoscenze approfondita delle norme che regolano le transazioni commerciali; 
• Saper utilizzare gli applicativi informatici e i software gestionali più diffusi e necessari per il lavoro; 
• Possedere adeguate doti analitiche. 

Un buyer competente è una persona molto dotata di spirito analitico e razionalità: questo perché deve sempre evitare il peggior errore che può commettere, ovvero quello di effettuare un acquisto impulsivo.

La figura del responsabile acquisti è speculare a quella del venditore: se a quest’ultimo è richiesta grande capacità comunicativa, il buyer invece deve sempre mostrarsi diffidente e distaccato.

Un buyer deve essere in grado di mettere in difficoltà il proprio interlocutore, ad esempio cercando di capire se chi propone l’acquisto è insicuro su alcuni prodotti. Inoltre un bravo responsabile acquisti sa essere testardo ed è capace di bluffare abilmente. Dominare la contrattazione infatti è il primo requisito per essere efficaci.

Per rafforzare questo sistema sono stati studiati alcuni trucchi e stratagemmi non convenzionali, come creare luoghi appositi per le trattative commerciali, dove il venditore sia illuminato in modo fastidioso, allo scopo di innervosirlo, e il buyer si trovi seduto abbastanza lontano da sottolineare il suo distacco. 

Sviluppo professionale di un Responsabile Acquisti

Quella del responsabile acquisti è una figura strategica in molte aziende, dal momento che il reparto acquisti è tra le leve principali, insieme alla logistica e alla distribuzione, che possono essere mosse della dirigenza per riuscire ad ottimizzare i costi e massimizzare l’efficienza dei processi produttivi.

Il compito del responsabile acquisti è quindi quello di fare in modo che l’azienda abbia costantemente un approvvigionamento che risponda alle esigenze del business, a garanzia del fatto che l’azienda si mantenga competitiva e flessibile.

Di conseguenza il lavoro dell’ufficio acquisti ha un impatto notevole sul successo di un’impresa, ed è per questo fonte di grande soddisfazione professionale e considerazione da parte dei vertici dell’azienda. 

Si tratta di una professione che permette orari di lavoro relativamente stabili, e molto spesso offro anche la possibilità di viaggiare, come quando si rende necessario visitare di persona i fornitori oppure partecipare a fiere di settore di livello internazionale.

La domanda di lavoro per questa categoria è in leggero aumento. Nel 2018 si registrano 2330 assunzioni di dipendenti su 2810 entrate previste. Le aziende che desiderano assumere un Responsabile degli acquisti cercano almeno i seguenti requisiti: 

• esperienza professionale (lo richiede il 29% dei datori di lavoro) 
• esperienza nello stesso settore (è richiesta dal 54,7% dei datori di lavoro) 
• formazione professionale (richiesta dal 8,8% dei datori di lavoro) 

Prima di diventare responsabile acquisti, si può iniziare a lavorare nel reparto commerciale o nell’ufficio acquisti di un’azienda come impiegato o addetto ufficio acquisti junior: in questo caso si svolgono mansioni di supporto come il controllo delle consegne o dello stato delle scorte, oppure la redazione della reportistica.

Con l’esperienza e l’abilità dimostrata nell’individuare i fornitori e nel condurre trattative che consentono di ottenere il miglior prezzo e la migliore qualità alle migliori condizioni, si può diventare senior buyer: una figura che opera in autonomia per garantire la massima efficienza degli approvvigionamenti.

Il senior buyer segue personalmente la negoziazione, gestisce le richieste di acquisto e promuove azioni di riduzione costi e cost sharing, confrontandosi quotidianamente con la direzione.

La carriera si può poi sviluppare verso le posizioni manageriali, come direttore del reparto acquisti. 

Quanto guadagna un Buyer (Resposabile acquisti)

Lo stipendio medio di un responsabile acquisti è di 36.500 EUR lordi all’anno, ovvero circa 1.900 EUR netti al mese.

La retribuzione di un buyer può partire da uno stipendio minimo di 21.200 EUR lordi all’anno, mentre lo stipendio massimo può superare i 67.000 EUR lordi all’anno. 

Un buyer junior, con meno di 3 anni di esperienza lavorativa, può aspettarsi uno stipendio medio complessivo di circa 24.100 EUR lordi all’anno.

Un responsabile acquisti a metà carriera, con un’esperienza che vada dai 4 ai 9 anni, può avere uno stipendio medio di circa 33.800 EUR lordi l’anno, mentre un buyer senior con esperienza superiore ai 10 anni guadagna in media 48.000 EUR lordi l’anno.

Un responsabile acquisti a fine carriera, con più di 20 anni di esperienza, si può attendere una retribuzione media complessiva di 56.200 EUR lordi l’anno.