Controllo di gestione: cos’è, quali sono le fasi, chi se ne occupa

Il controllo di gestione è un processo che interessa i responsabili di un’azienda. Titolari d’impresa, manager, lavoratori specializzati e responsabili del controllo di gestione sono le principali figure impegnate in questa attività.

In questo articolo vedremo cos’è e cosa s’intende per controllo di gestione, perché è importante e quali risultati permette di raggiungere. Le informazioni riportate risultano particolarmente utili per chi ha avviato un’attività in proprio, e per chi è interessato a svolgere un lavoro di alto profilo che richiede la capacità, ad esempio, di: elaborare un bilancio previsionale, di analizzare gli scostamenti, di valutare la tenuta finanziaria dell’impresa.

Cos’è il controllo di gestione

Cosa s’intende per controllo di gestione? Il controllo di gestione, o controllo direzionale, in inglese management control, è definito come l’insieme di processi che permettono di valutare, monitorare e controllare l’intero lavoro svolto dall’organizzazione al fine di utilizzare e allocare le risorse nel miglior modo possibile sulla base di obiettivi predeterminati.

L’attività è stata puntualmente definita da Henri Fayol, il quale, a inizio Novecento, spiegò il controllo di gestione come l’insieme di attività necessarie da svolgere per assicurare che tutta l’organizzazione rispetti le istruzioni ricevute.

Il processo di management control serve quindi a stabilire se tutte le risorse in azienda sono allocate correttamente e permettono di raggiungere gli obiettivi, se ci sono criticità e quali azioni possono essere intraprese per migliorare nel complesso il funzionamento dell’impresa.

Controllo di gestione: come funziona e perché è importante

Come evidenziato in numerosi studi tra cui: The importance of control in managerial work, il controllo di gestione è un processo essenziale praticamente in ogni azienda. È compito dei manager assicurarsi che le risorse a disposizione e siano utilizzate nel miglior modo possibile.

Il successo aziendale passa da un’ottima organizzazione. Ottima organizzazione vuol dire che tutte le attività vengano svolte in conformità con quanto pianificato.

Chiaramente affinché si possa raggiungere questo obiettivo è necessario identificare gli obiettivi che si intende raggiungere, che tutte le attività siano gestite e monitorate al meglio. Ciò è possibile solo grazie a dipartimenti gestiti separatamente ognuno con le proprie responsabilità, ognuno con i propri obiettivi da raggiungere e ostacoli da superare.

Oltre al raggiungimento degli obiettivi e all’utilizzo efficiente delle risorse, possono essere identificati altri punti chiave che spingono le aziende a migliorare i controlli di gestione.

Motivazione dei lavoratori

Per un’azienda disporre di lavoratori motivati e di ruoli lavorativi ben definiti sono due aspetti essenziali.

Grazie al controllo di gestione tutti i dipendenti sanno esattamente quali sono i compiti e le mansioni da svolgere, il loro ruolo all’interno dell’organizzazione e l’impatto che le loro prestazioni hanno sul funzionamento e il successo dell’azienda.

Miglior coordinamento tra i reparti

Le medio grandi aziende dispongono di più reparti che sebbene indipendenti hanno necessità quotidiana di coordinarsi tra loro. Si pensi al reparto marketing che è necessario si confronti con il reparto produttivo e della logistica. Si pensi al dipartimento delle risorse umane o HR, costantemente in contatto con tutti gli altri reparti.

Il controllo di gestione assicura che tutti i processi vengano portati a termine nei tempi e nelle modalità prestabilite, limitando errori di comunicazione e incomprensioni tra i reparti.

Qualità e velocità

In un mondo del lavoro concorrenziale e globalizzato le aziende lavorano costantemente a due grandi obiettivi. Il primo è offrire un prodotto o servizio finale qualitativamente superiore alla concorrenza, il secondo è riuscire a evadere gli ordini nel minor tempo possibile. Questi due obiettivi possono essere raggiunti solo grazie a un controllo di gestione curato in ogni minimo dettaglio.

Chi si occupa del controllo di gestione

Sono diverse le figure che possono occuparsi del controllo di gestione di un’azienda. In generale è un’attività affidata al manager. Tuttavia, più è grande l’organizzazione più può essere necessario affidare le attività a un team di lavoro specializzato. A capo di questo team vi è il Controller anche conosciuto come responsabile del controllo di gestione.

Il Controller è quindi una figura con competenze diversificate, che tendenzialmente ha acquisito una formazione in gestione d’impresa e che si occupa di controllare che tutte le funzioni aziendali siano svolte al meglio. Tra le principali operazioni si annoverano:

• Verifica che le politiche e le procedure previste vengano rispettate
• Comunica eventuali variazioni delle procedure
• Raccolta feedback
• Stesura di report di gestione
• Analisi economico finanziarie

Il Controller inoltre è un profilo d’alto livello con ottime competenze digitali. La professione, infatti, si è evoluta e per essere svolta al meglio richiede di saper utilizzare software gestionali complessi.

Quali sono le fasi del controllo di gestione?

Vediamo ora come si svolge nella pratica un controllo di gestione. L’approccio standard prevede quattro fasi distinte. Si parte dal definire gli strumenti per misurare le prestazioni e i processi e si conclude la stesura di un report contenente tutte le azioni che possono essere intraprese per impostare e portare a termine il controllo di gestione. In dettaglio:

Definizione degli standard

La prima fase consiste nel definire gli standard o criteri di prestazione. Si tratta di elementi che possono essere misurati con oggettività e in grado di fornire utili indicazioni. Ad esempio:

• Numero di prodotti che si intende vendere
• Tasso di turnover ideale
• Numero di contatti acquisiti da campagne social

Ogni reparto dovrebbe avere una serie di criteri da rispettare utili per misurare le efficienze e le inefficienze.

Misurazione delle prestazioni

Dopo aver definito le prestazioni, il Controller si occupa di misurarle prendendo come riferimento un arco di tempo definito. Più gli standard definiti in precedenza sono chiari più risulta semplice misurarli.

Ad esempio, può essere semplice capire il numero di vendite generate da un prodotto mentre può essere più difficile misurare parametri più soggettivi o comunque più difficili da misurare: morale dei dipendenti, indice di fedeltà dei clienti, livello di cultura aziendale e così via.

Verifica

La terza fase consiste nel determinare se le prestazioni ottenute sono o meno in linea con le aspettative. Qui bisogna valutare se tutti i parametri rientrano in range definiti nella norma, oppure se si denota un calo di prestazioni in un dipartimento.

Azioni correttive

In ultimo, tutti le prestazioni che si sono rivelate non all’altezza delle aspettative andrebbero studiate e andrebbe attuata un’azione correttiva. Ad esempio, si può pensare d’introdurre nuovi software o macchinari, di assumere un nuovo lavoratore, di migliorare il servizio clienti. Chiaramente l’azione correttiva dipende dall’efficienza rilevata e dalle risorse disponibili.

Controllo di gestione: quali vantaggi per l’azienda

Il controllo di gestione è un’operazione più o meno complessa a seconda della grandezza e del settore in cui opera l’azienda. I vantaggi sono facilmente intuibili e oggi più che in passato il processo risulta utile per affrontare al meglio i cambiamenti:

Migliore gestione delle risorse

L’allocazione ottimale delle risorse è una sfida che riguarda tutti i management aziendali. Sapere il corretto budget da allocare per la formazione dei dipendenti, per le campagne di marketing e comunicazione, l’attività di ricerca e sviluppo sono solo alcuni esempi d’informazioni che possono essere ottenute grazie al controllo di gestione.

Decisioni prese con criteri oggettivi

Le decisioni prese in azienda risultano fondate su parametri oggettivi. Un aspetto quest’ultimo che riduce la possibilità che vengano compiute scelte sbagliate o dettate dall’entusiasmo.

Valutazione dell’effettivo apporto di ogni unità produttiva

Infine, grazie al controllo di gestione si ha una panoramica riguardo il rendimento di tutte le unità presenti nei vari dipartimenti aziendali. Di conseguenza risulta più semplice comprendere quali sono i reparti e i lavoratori più performanti e quali invece al contrario non stanno rendendo come dovrebbero.