Il lavoro di archivista: chi è, cosa fa, quanto guadagna

Gli archivi sono collezioni, pubbliche o private, di documenti, fotografie, riviste, giornali e altri prodotti cartacei o digitali, di particolare interesse culturale o storico. A gestire la catalogazione dei documenti, la loro conservazione e l’emanazione ai media o il loro studio singolare ci sono gli archivisti, figure professioniste che si occupano esattamente di queste attività. 

Negli scaffali, tra fondi (l’unità archivistica), faldoni, buste e pagine degli archivi sono disponibili migliaia di utili informazioni per i ricercatori o i semplici curiosi, che devono essere organizzate e rese disponibili e fruibili il più possibile comodamente. 

Vediamo insieme come si lavora in archivio, e in particolare quali sono compiti, competenze e possibilità di carriera di un archivista.

Chi è e cosa fa l’archivista

L’archivista è un professionista dell’archivio che crea, organizza e gestisce una collezione. La collezione di documenti archivistici può essere coerente per epoca, tematica, contribuenti oppure per via dell’ente o del privato che la patrocina. Alcuni documenti che sono disponibili negli archivi sono:

• Fonti scritte
• Disegni
• Fotografie
• Filmati
• Registrazioni audio
• Testi antichi
• Libri
• Giornali
• Riviste
• Lettere private o pubbliche

Le finalità di creazione di un archivio possono essere culturali (ad esempio legate ad un monumento o ad una città), storiche (per esempio nel caso di un archivio sulla Seconda Guerra Mondiale), artistiche (per esempio se la collezione presenta tutte le opere di un autore o un pittore), amministrative (di solito utilizzate nelle grandi aziende che desiderano veicolare il proprio messaggio e spiegarne le mutazioni nel corso del tempo). 

I tipi di archivio

In Italia sono permessi, dietro concessione del Ministero dei beni culturali, diverse tipologie di archivio, ognuna severamente regolamentata. 

Gli Archivi di Stato conservano per esempio documenti ufficiali di enti dello Stato Italiano, prima e dopo l’Unificazione. 

Le fondazioni culturali o i musei hanno raccolte di materiali non esposti ma pertinenti con la tematica che affrontano, con il periodo storico che esaminano oppure con la persona che li patrocina. 

Gli archivi ecclesiastici hanno come scopo la messa a disposizione di documenti ufficiali, centrali e periferici, della realtà della Chiesa. 

Gli archivi privati possono trattare i carteggi o le proprietà di una certa persona storicamente rilevante. 

Gli archivi aziendali possono trattare per esempio modelli, disegni, lettere, comunicati stampa o interviste di personalità storicamente legate a quella realtà imprenditoriale. Come archivi privati possono essere a disposizione sia dell’azienda e dei suoi dipendenti, sia degli scienziati che hanno interesse a lavorare su quei documenti di natura storica (per esempio, storici del lavoro, sociologi, ingegneri, eccetera).

Generalmente, più l’archivio è di piccole dimensioni, maggiore è la libertà organizzativa ed integrativa dell’archivista. Per le grandissime realtà storiche e culturali nazionali, invece, il lavoro è di team e più strettamente vincolato a scelte “dall’alto”. 

Le mansioni dell’archivista

L’archivista si occupa di tutte le fasi di creazione e gestione dell’archivio. Cerchiamo di fare una lista di mansioni il più possibile accurata: 

• Ricerca: l’archivista rende noto al pubblico che si sta creando un archivio tematico su una certa materia. L’impulso può essere pubblico o privato, ma se l’archivio ha una pertinenza e rilevanza storica deve essere accreditato ed autorizzato dal Ministero dei beni culturali. I contributi (o fondi) possono venire offerti da cittadini, enti, aziende, musei, università.
• Catalogazione: nella fase di catalogazione l’archivista riceve tutto il materiale e lo organizza secondo principi di logica interna e di possibilità di consultazione. Per esempio tutti i documenti relativi ad una specifica persona possono essere accorpati. Oppure si può procedere in senso cronologico. O ancora, l’organizzazione può essere tematica. L’archivista ha anche il compito di redigere un dettagliata catalogo dell’archivio, che verrà poi pubblicato sui motori di ricerca dedicati per facilitare la consultazione e la richiesta di visione dei documenti. 
• Riordino: i documenti organizzati e catalogati devono essere organizzati spazialmente tra scaffali, scatole, magazzini, in modo che siano protetti ma raggiungibili al bisogno. Per documenti danneggiati, preziosi o rari può essere necessario creare ambienti con temperatura, umidità e illuminazione controllata, per evitare il danneggiamento dei supporti. Dove richiesto può essere necessario far intervenire un restauratore. 
• Digitalizzazione: alcuni supporti si prestano alla digitalizzazione dell’archivio, per rendere disponibili i materiali anche a distanza o internazionalmente (una funzione fondamentale in tempo di pandemia, dove gli spostamenti dei ricercatori sono fortemente controllati e difficoltosi). L’archivista deve gestire la digitalizzazione e creare un catalogo consultabile, integrato a quello tradizionale. 
• Assistenza alla consultazione: fatta richiesta di visione di un certo documento, faldone o busta è necessario che l’archivista lo recuperi dalla sua collocazione e lo porti alla persona interessata. Di solito i documenti d’archivio non possono essere visualizzati né studiati fuori dall’archivio, se non in casi eccezionali e regolamentati. In base alle leggi vigenti, inoltre, e agli accordi tra proprietario dei faldoni e archivio, alcune parti possono anche essere secretate e non visualizzabili o copiabili. Sta ovviamente all’archivista controllare che il consultante si attenga alle istruzioni di privacy che gravano sul materiale richiesto e non violino gli accordi presi al momento della consegna dei documenti con i loro proprietari.
• Manutenzione: l’archivista è responsabile della buona conservazione dei documenti. Dove non fosse possibile farlo da solo, avrà bisogno di specialisti competenti e sarà lui a doverli contattare e a richiederne l’aiuto. Nel caso degli archivi pubblici è indispensabile indire un bando pubblico per queste attività di supporto.

Gli studi necessari per diventare archivista

Il percorso di studi per diventare archivista è sottoposto a diversa disciplinazione in base alla tematica e alla rilevanza storico-culturale della collezione che si intende esaminare e prendere in considerazione. 

Un piccolo archivio aziendale, magari già in grossa parte digitalizzato, può essere infatti più facilmente gestito anche da un principiante. Un grande archivio nazionale che conserva documenti preziosi o a forte rischio di degradazione richiede invece professionisti più qualificati che possano prendersi cura del materiale.

Per i piccoli archivi non storici è di solito sufficiente un diploma di scuola media superiore e buone capacità di organizzazione del materiale. 

Un grande archivio richiede invece una laurea in: 

• Giurisprudenza (quinquennale a ciclo unico);
• Lettere e Beni culturali (triennale);
• Storia (triennale);
• Filosofia (triennale);
• Architettura (quinquennale a ciclo unico);
• Scienze politiche (triennale);
• Pedagogia (triennale);
• Lingue e letterature straniere (triennale);
• Sociologia (triennale).

A seconda dell’argomento trattato dall’archivio. 

Ulteriori specializzazioni, con o senza necessità di aver conseguito una laurea precedentemente, possono essere ottenute presso: 

• Scuola per archivisti dell’Università di Bologna;
• Scuola speciale per archivisti e bibliotecari dell’Università di Roma;
• Scuola di specializzazione in Diplomatica e archivistica dell’Università di Bari;
• Scuola Vaticana di Paleografia, Diplomatica e Archivistica di Città del Vaticano (riservata ai laureati con eccellenti conoscenze della lingua latina);
• Una delle 17 scuole degli altrettanti Archivi di Stato nazionali: questo corso biennale è obbligatorio per chi aspira a lavorare presso uno degli Archivi di Stato. Per la prova di ammissione (di 3 ore di durata) è necessario essere in possesso del diploma di scuola media superiore. Entrano nella scuola i candidati che ottengono un punteggio superiore a 18/30esimi. Il primo anno può essere saltato da chi ha superato un esame di Archivistica, uno di Paleografia e uno di Diplomatica in un’università italiana o estera. Il superamento del corso di studi richiede la frequenza a ⅚ delle lezioni pratiche e teoriche e un esame che consiste in due prove scritte e un orale. Gli esami scritti prevedono di saper dimostrare un corretto regesto, trascrizione, commento paleografico e commento diplomatico di un documento in latino datato tra il XII e il XV secolo.
• ANAI (Associazione Nazionale Archivisti Italiani), che offre corsi di specializzazione e perfezionamento per chi già svolge questo mestiere.

Le competenze di un archivista

Un archivista professionale deve, come per ogni mestiere, essere in possesso di determinate caratteristiche. Le divideremo, per comodità, in competenze dette Hard Skills, cioè specifiche per la professione, e Soft Skills, cioè attitudini personali al lavoro. 

Competenze specifiche – Hard Skills

Le principali competenze specifiche per un archivista vertono su tematiche quali: 

• Paleografia: la scienza che studia l’evoluzione delle forme di scrittura
• Diplomatica: la scienza che studia ed indaga la genuinità giuridica di un documento medioevale
• Archivistica “pura”: la disciplina di organizzazione e gestione degli archivi
• Aspetti giuridici della professione: per esempio per sapere quali sono gli accordi con i fornitori di materiale, di chi è la proprietà dei documenti, quali documenti hanno rilevanza storica, quali parti possono essere divulgate, eccetera
• Elementi gestionali
• Discipline ausiliarie all’archivistica: come la numismatica (studio delle monete), l’araldica (studio dei simboli delle famiglie e degli enti), la metrologia (lo studio storico delle misurazioni)
• Elementi di conservazione dei beni culturali: negli archivi non è raro individuare manufatti antichi, preziosi, mal conservati o a rischio. L’archivista deve occuparsi della loro corretta conservazione o delegare la loro restaurazione professionale
• Lingue straniere, vive e morte: a seconda della pertinenza della collezione può essere necessario interpretare documenti scritti in greco, latino, persiano, o in lingue attualmente in uso come l’inglese, il francese, l’arabo, il cinese, il russo e così via
• I principi di informatica necessari alla catalogazione e alla digitalizzazione: questa competenze è sempre più richiesta specialmente dagli archivi aziendali e sanitari, che vogliono convertire i propri carteggi in documenti più facili da conservare su server e computer

Competenze interpersonali – Soft Skills

Dal punto di vista psicologico l’archivista non può prescindere dall’essere: 

• Puntiglioso, attento ai dettagli, meticoloso ed estremamente organizzato
• Fortemente interessato alla conservazione e alla divulgazione del materiale culturalmente rilevante
• Capace di lavorare in gruppo
• Capace di delegare le mansioni più tecniche e complesse a professionisti specializzati

Lo standard UNI11536:2014 del 2019

Solamente nel 2019 è stato approvato un procedimento ministeriale specifico che stabilisce come si creino gli elenchi nazionali degli archivisti di professione.

Lo standard UNI11536:2014 (o “Qualificazione delle professioni per il trattamento dei dati e dei documenti. Figura professionale dell’archivista. Requisiti di conoscenza, abilità e competenza”) elenca tutte le caratteristiche che devono possedere i professionisti del settore e chiarisce le modalità di impiego possibili e i compensi a norma di legge. 

La normativa è stata lungamente richiesta delle autorità archiviste, purtroppo colpevolmente rimaste inascoltate per molto tempo. Oggi è però possibile dire che un enorme patrimonio culturale e storico del paese è in mano a professionisti pienamente e uniformemente formati, che sanno prendersene cura nel modo migliore e a beneficio della scienza e di tutta la collettività. 

Carriera e stipendio di un archivista

Secondo la disciplina attuale, gli archivisti che lavorano presso archivi pubblici devono essere assunti tramite un bando di concorso opportunamente regolamentato. L’accesso consiste dunque in una selezione burocraticamente precisa, che può essere consultata presso le fondazioni e le realtà museali e universitarie di riferimento. 

La VII qualifica di Archivista di Stato viene ottenuta da chi ha un diploma universitario in Archivistica, Paleografia e Diplomatica. Per queste realtà nazionali è fondamentale conoscere, oltre al latino e una lingua moderna, una lingua antica a scelta tra: 

• Greco;
• Arabo;
• Francese;
• Tedesco;
• Catalano;
• Spagnolo;
• Serbo-croato.

Solamente un quarto degli archivisti in Italia lavora invece come presso entità private, il 50% con partita IVA (dunque in libera professione) e l’altro 50% tramite forme di contratto a progetto. 

La retribuzione media di un archivista parte dagli 850/900 euro per un junior, con meno di 3 anni di esperienza o in fase di tirocinio, e può arrivare a circa 2000 euro al mese. Mediamente, lo stipendio è di circa 1300 euro. 

Maggior potere contrattuale lo hanno i professionisti con specializzazioni particolari, per esempio nella conservazione tecnica dei beni culturali più a rischio. 

L’evoluzione naturale della professione di archivista parte dallo stato di tirocinante, passa per l’archivistica settoriale in una delle fasi di organizzazione dell’entità, e approda, a fine carriera e per i più ambiziosi alla direzione dell’archivio intero. 

Parallelamente al lavoro nel settore pubblico è possibile inserirsi, secondo le proprie preferenze, in quello privato, nel settore amministrativo. Generalmente chi lavora nel settore privato deve possedere capacità di data entry and management, oltre che migliori capacità di organizzazione e gestione degli archivi digitali.