Professione Assistente Virtuale

Siamo stati abituati a vedere le figure degli imprenditori o dei professionisti con a fianco degli assistenti o delle segretarie che si occupano di sbrigare le incombenze più dispendiose in termini di tempo o che richiedono l’utilizzo di strumenti specifici. Al giorno d’oggi però figure del genere sono sempre meno sostenibili da chi affronta l’avventura imprenditoriale con mezzi e risorse più limitate di un tempo, e per questo sta prendendo piede la figura dell’assistente virtuale, un ruolo che può facilmente essere ricoperto anche da quelle persone che lavoravano negli uffici aziendali e che hanno perso il lavoro negli anni della crisi economica. SI tratta di un lavoro moderno che può permettere di ritagliarsi molto tempo libero e garantire importanti gratificazioni professionali, in particolar modo alle donne che devono già gestire molte cose oltre al lavoro. 

Chi è l’assistente virtuale 

Un assistente virtuale è un professionista che si occupa di aiutare a gestire da remoto le attività operativa e strategiche di liberi professionisti e imprenditori, spesso che operano online. Grazie all’utilizzo di piattaforme online che permettono di condividere dati e informazioni, solleva i professionisti da operazioni di routine o svolge compiti che sottraggono tempo al lavoro ottimizzando così la produttività e il flusso di lavoro.  

Un imprenditore o un libero professionista fin troppo spesso può essere sopraffatto dalla mole di lavoro che affronta quotidianamente, rendendosi conto che non si concentra abbastanza sugli aspetti del lavoro che solo lui può gestire e che quindi sta perdendo il controllo su determinate attività ma non riuscendo a trovare il tempo materiale per gestirle. Tutto questo comporta un calo della produttività e un aumento dello stress, che si traduce anche nella perdita di tempo e serenità nella vita privata. In questo caso un assistente virtuale può essere d’aiuto. La maniera migliore per far capire in che cosa consiste il lavoro di un assistente virtuale è fare qualche esempio di compiti che può svolgere per conto di un cliente: 

• Il cliente non riesce a gestire autonomamente tutto il flusso di email in entrata. In questo caso può fornire l’accesso alla casella email all’assistente personale che si occuperà di filtrarle, rispondendo secondo indicazioni a quelle di routine ed inoltrando solo quelle necessarie al cliente, che necessitano della sua attenzione o di una risposta diretta; 
• Il cliente può avere difficoltà ad organizzare e gestire i suoi appuntamenti e i suoi impegni. Può utilizzare uno strumento come Google Calendar in maniera da condividere con l’assistente virtuale l’agenda, gestendo gli impegni personali in prima persona ma lasciando all’assistente l’inserimento e la gestione degli appuntamenti presi per mail o altri canali a cui ha accesso. L’assistente avrà il compito di verificare che non ci siano sovrapposizioni di sorta e pianificare di conseguenza le attività; 
• Il cliente deve organizzare dei viaggi, di lavoro ma anche personali. L’assistente si preoccupa di trovare e prenotare il viaggio, l’alloggio ed eventualmente anche i trasporti intermedi (autobus, metropolitana, taxi, Uber o simili) più adatti ai prezzi più convenienti, effettuando l’acquisto dei biglietti e la prenotazione con i dati della carta di credito del cliente; 
• Il cliente ha bisogno di un aiuto nella gestione delle spese. In questo caso l’assistente virtuale può redigere un file condiviso in Excel o altro foglio di calcolo in cui registrare tutte le spese. In questo caso il cliente dovrà concedere gli accessi all’home banking e al sito della carta di credito, oltre a condividere scansioni o fotografie di scontrini e ricevute in una cartella condivisa (che può essere Google Drive, Dropbox o One Drive); 
• Il cliente vuole avere una newsletter ma non sa come crearla o non ha il tempo di gestirla. L’assistente virtuale individuerà la piattaforma più adatta, effettuerà l’acquisto e si occuperà della predisposizione delle liste e del template delle mail, e può anche occuparsi di inserire i testi preparati dal cliente e programmarne l’invio, oltre che analizzare i dati di risposta e valutare così l’efficacia della campagna; 
• Il cliente ha bisogno di preparare una presentazione, in Powerpoint o simile. Fornisce il testo con tutte le indicazioni all’assistente virtuale che si occupa di redigere la presentazione integrandola con tutti gli elementi necessari; 
• Il cliente ha un sito o un blog a cui non riesce a dedicare abbastanza tempo, non riuscendo a scrivere contenuti oppure a predisporli per la pubblicazione. L’assistente può scrivere gli articoli come ghost writer oppure ricevere il testo pronto ed effettuare il lavoro di correzione e formattazione per la pubblicazione online, così come il lavoro di trovare immagini adatte, aggiungere tags e categorie, ottimizzare il tutto per il SEO e programmarne la pubblicazione; 
• Il cliente deve monitorare il traffico che uno o più siti intercettano nel web. L’assistente virtuale può accedere a Google Analytics e agli altri strumenti di analisi ed estrapolarne i risultati da inserire in un report sintetico da mandare al cliente, in base al quale poi può capire in che misura le varie iniziative online lo stanno ripagando; 
• Il cliente ha dei profili sui social networks che non riesce ad aggiornare regolarmente oppure con cui non riesce ad interagire. L’assistente virtuale può curarne i contenuti, programmandone i posti e rispondendo ai messaggi e ai commenti, inoltrando al cliente quelli che richiedono il suo intervento diretto. 

Questi sono alcuni dei compiti più comuni che può ritrovarsi a svolgere un assistente virtuale. Si tratta di mansioni che si possono sempre svolgere da casa o da qualsiasi posto dotato di connessione a internet, per cui è un lavoro particolarmente adatto a chi vuole tempo da dedicare alla famiglia o ad altre attività. Essendo un libero professionista, l’assistente virtuale può organizzarsi il lavoro come preferisce. 

Dal punto di vista del cliente, l’assistente virtuale può svolgere i compiti da segretaria anche per le realtà che non possono sostenere un impiegato a tempo pieno per questo compito, risparmiando tutte le incombenze relative alla gestione di una risorsa interna e i relativi contributi pensionistici, TFR, ferie, periodi di malattia e via dicendo. Il professionista può così concentrarsi sui compiti più importanti per far crescere il valore del suo business e aumentare il fatturato, avendo più tempo per coltivare il rapporto con i clienti, mentre l’assistente virtuale può supportarlo e svolgere da remoto tutta quella gamma di servizi che gli porterebbero via tempo prezioso. Solitamente infatti chi sceglie di intraprendere questa professione ha un passato da dipendente durante il quale ha sviluppato esperienze e capacità di diverso tipo, ma allo stesso tempo, essendo un imprenditore lui stesso, è motivato a ottimizzare al massimo il suo tempo e le sue risorse. Di conseguenza, è in grado di fornire il supporto di cui il cliente ha bisogno in base alle sue necessità. 

L’assistente virtuale può lavorare in modo autonomo, senza che il cliente virtuale fornisca strumenti o programmi di supporto dal momento che avrà già la sua dotazione da lavoro, ma allo stesso tempo può possedere, oppure aggiornarsi ed imparare ad utilizzare, strumenti e programmi specifici per determinati compiti. Come in ogni campo dei servizi, si può trovare chi ha più esperienza in determinati ambiti e può fornire servizi più specializzati. 

Come diventare assistente virtuale  

Quella dell’assistente virtuale è una professione ancora poco conosciuta ed esercitata in Italia. Non esistono certificazioni o attestati riconosciuti dallo stato o dal ministero del lavoro, così come non esistono associazioni ufficiali o albi professionali, come succede spesso per le nuove professioni nate attorno al web. 

Coloro che hanno intrapreso per prime questo lavoro in Italia erano generalmente donne, che avevano già un’esperienza nel mondo del lavoro, lavorando in uffici aziendali o studi professionali. Spesso a causa di riduzioni di orari o licenziamenti dovuti alla crisi economica, oppure in seguito a gravidanze e volontà di rimodulare la propria vita lavorative, hanno conosciuto la professione di assistente virtuale e si sono rimesse in gioco così, diventando imprenditrici in prima persona. 

Per avviare l’attività serve semplicemente aprire una partita IVA e avere un computer in grado di operare bene su internet. Serve avere un minimo di esperienza sul web per poter creare un sito internet, gestire i propri profili sui social networks, un account dedicato di posta elettronica, Skype, una newsletter, un blog, una casella di posta certificata e simili. Il supporto migliore per intraprendere la professione in maniera consapevole ed efficiente è affidarsi ad un corso online gestito da esperti del settore.  

Il corso online per assistente virtuale è strutturato in maniera da imparare ad avviare l’attività, trasformandosi da segretaria o impiegata in imprenditrice, individuando e interfacciandosi con i clienti più adatti. Insegna ad utilizzare gli strumenti più importanti per lavorare online, a creare pacchetti di servizi da proporre ai clienti e a gestire progetti da remoto. 

I contenuti del corso riguardano una prima parte in cui si impara in che cosa consiste la figura dell’assistente virtuale e quali sono i servizi che offre, come individuare il cliente più adatto a cui offrire i propri servizi, come creare una formula vincente per arrivare al cliente e come promuoversi in maniera efficace per trovare i clienti. La seconda parte è incentrata su internet, ovvero su come creare un sito con WordPress e come utilizzare i servizi più comuni di internet marketing per la creazione di infoprodotti, programmi di affiliazione, lancio di prodotti. Il tutto oltre a dei fondamenti di SEO e alla creazione di pagine di marketing online. La terza parte si incentra nella creazione e nella gestione di newsletter, campagne di email marketing, nei servizi di social media marketing, sulle strategie e sugli strumenti per l’organizzazione e la gestione degli eventi online, e sui servizi legati all’editing audio e video. L’ultima parte si dedica alle nozioni di pubblicità Pay per Click e sullo studio di Facebook Ads. Si impara il project management e come impostare il rapporto lavorativo con i clienti, ovvero come redigere contratti, preventivi, tariffe e via dicendo. Inoltre, si impara ad utilizzare tutti gli strumenti necessari per organizzare e gestire un ufficio virtuale. 

I corsi possono essere strutturati in self-study, ovvero attraverso la visione di video da casa, ma può anche avere il supporto online di mentor e della community. Alla fine del corso si ottiene un certificato di frequenza. 

Diventare assistente virtuale comporta grandi cambiamenti a livello professionale ma anche nello stile di vita. Si può lavorare da casa, avendo la possibilità di riappropriarsi del proprio tempo, di specializzarsi in quelle attività che appassionano maggiormente e creano maggiore gratificazione, scegliendo con quali clienti lavorare ed avendo con loro un rapporto diverso da quello tra datore di lavoro e impiegato, ed inoltre si può svincolare la propria attività dal luogo di lavoro, diventare “location indipendente” o nomadi digitale, ovvero si può essere in grado di compiere il proprio lavoro da qualsiasi parte del mondo ci si trovi. 

Sviluppo professionale 

Come tutte le professioni che offrono servizi online a distanza, è molto difficile riuscire a comunicare il valore del proprio lavoro. Il fatto che si forniscono beni intangibili che non hanno costi materiali sembra dare adito al pensiero che non si abbia il diritto di farsi pagare come un normale professionista. Se si parla poi di categorie di servizio nuove e relativamente sconosciute questa sensazione si acuisce: se i clienti non sanno nemmeno in cosa consiste questa professione, non avranno nemmeno idea di quanto si debba pagare per i servizi di assistenza virtuale. 

Il discorso da fare generalmente è questo: se il tempo che un professionista passa a lavorare genera introiti per una certa somma, diciamo 100 euro all’ora, nel momento in cui passa 3 ore ad occuparsi di attività operative sta pagando 300 euro per una serie di compiti che un assistente virtuale potrebbe svolgere per circa un quarto di quella cifra. 

Mediamente in campo internazionale la tariffa per i servizi generici di un’assistente virtuale è di 15 dollari all’ora, che può salire fino a 50-80 dollari l’ora per i servizi più specializzati come la gestione dei Social media oppure le attività di web-marketing. Ma spesso quantificare un lavoro ad ore non rispecchia veramente la professionalità che si impiega: ci sono mansioni che possono portare via tantissimo tempo, ma che consistono in compiti semplici e ripetitivi che non richiedono grandi competenze, mentre ci possono essere richieste da parte del cliente che non comportano un grande impiego di tempo ma al contrario necessitano di determinate competenze specialistiche. Il prodotto che si va a vendere non è semplicemente il tempo, ma anche la professionalità. Inoltre nel campo dell’assistenza virtuale si lavora a stretto contatto con dati estremamente sensibili: accessi a conti correnti, carte di credito, caselle di poste elettroniche e tutta una serie di informazioni che il cliente mette in mano ad una persona che deve assolutamente essere un professionista degno di fiducia, e a cui deve riconoscere l’etica e la serietà. 

Nelle tariffe dell’assistente virtuale bisogna considerare le spese, che non sono sicuramente alte dal momento che non bisogna pagare affitto o consumi di un ufficio, ma bisogna considerare la formazione, le spese legate ad internet come l’hosting, il dominio, le licenze dei programmi per lavorare online, oltre che le tasse ed i contributi da pagare. Per questo parlare di tariffe orarie non è semplice, e spesso ci si orienta diversamente verso una tariffa mensile, dando un’indicazione di massima delle ore che si potrebbero impiegare per svolgere tutte le attività richieste dal cliente. Spesso i clienti possono anche concordare una cifra forfettaria per lo svolgimento delle mansioni concordate, senza prestare attenzione alle ore impiegate. 

In base al tempo che ci si vuole dedicare e alle tariffe che si decide di applicare si determina il guadagno possibile. Le tariffe per servizi di segretaria si aggirano intorno ai 10 EUR all’ora, quindi orientativamente un assistente virtuale, con tre clienti, lavorando complessivamente 3 ore al giorno, può guadagnare 1.200 EUR a mese. Più i servizi sono specialistici, più le tariffe aumentano proporzionalmente. Negli Stati Uniti assistenti virtuali estremamente specializzati possono arrivare a guadagnare anche 10.000 dollari al mese, ma qualsiasi cifra dipende dalla propria abilità di offrire i servizi giusti ai giusti clienti. Ad esempio per i servizi di segreteria, come Executive o Personal Assistant, una buona nicchia sono i professionisti, come avvocati, medici, agenti immobiliari, o simili, che spesso impiegano una segretaria part-time. Questa categoria di professionisti probabilmente non ha mai preso in considerazione l’alternativa di un’assistente personale che può garantire può risultati e minori spese di una segretaria part-time. 

Specializzandosi in servizi di Web Marketing, si può essere l’assistente perfetta per l’imprenditore online, cioè chi ha già un’attività online e si muove con disinvoltura nel web, ma ha bisogno di supporto per tutte quelle attività che sottraggono tempo al business. Oppure, ci si può proporre per creare una presenza online per professionisti e aziende che, consapevoli delle grandi opportunità offerte dal web, siano pronti a realizzare una serie di attività di marketing che diano poi risultati nel loro business.