Facility manager: chi è, cosa fa, quanto guadagna

L’attività delle aziende e delle industrie è sempre divisa in due macro-reparti: il core business, e le facilities.

Il core business è l’attività principale dell’azienda, quella per cui tutti la riconoscono: per Renault la produzione di macchine e veicoli, per Dior il disegno e la creazione di capi di abbigliamento di lusso, per Garnier lo sviluppo e la produzione di cosmetici, tinture per capelli, creme, detergenti, shampoo.

Le facilities sono i servizi accessori a quella produzione, fondamentali perché ne consentono lo svolgimento, ma non direttamente implicati nella creazione dei beni e dei servizi. 

Il Facility manager si occupa proprio di coordinare e gestire questi servizi all’interno dell’azienda, nonché a prendere accordi con gli eventuali fornitori esterni. 

La mansione del facility manager può sembrare di piccolo rilievo, in confronto al core business: ma cosa accadrebbe se in un ospedale non ci fosse un servizio di pulizie, oppure se in azienda mancasse il ristorante aziendale, o ancora se nessuno riparasse gli impianti idraulici o termici quando necessario? Il core business non potrebbe andare avanti agevolmente come d’abitudine! 

Nella nostra guida al lavoro di facility manager parleremo di tantissime informazioni utili a chi desidera avvicinarsi a questo mestiere: da quali sono le mansioni a quali studi intraprendere, fino alle caratteristiche necessarie e alle prospettive di guadagno e di carriera, anche in altri paesi del mondo. 

Iniziamo! 

Chi è e cosa fa il facility manager? 

Il facility manager è il responsabile dei servizi accessori al core business aziendale.

A seconda dell’ampiezza dell’impianto e del tipo di produzione e di luogo di lavoro possono essere necessari vari servizi accessori: cerchiamo di spiegare il loro uso e soprattutto di chiarire cosa il facility manager fa per renderli efficienti. 

Utility per l’ufficio

In ufficio c’è una continua necessità di materiale di cancelleria come penne, quaderni, evidenziatori e post-it, senza parlare poi di aziende ancor più specialistiche per esempio lavorano con il disegno.

Tra le utility sono inseriti anche i materiali informatici come schermi, pc, tablet, caricabatterie, mouse, tavolette grafiche, lavagne multimediali e schermi per le riunioni.

Il loro acquisto, lo stoccaggio e la manutenzione necessaria è parte dei compiti del facility manager. 

Sicurezza

Nelle aziende la sicurezza è un aspetto fondamentale e rigorosamente disciplinato. Può essere necessario installare postazioni con videocamere e schermi, assumere una vigilanza privata, formare i dipendenti periodicamente sulle procedure di sicurezza e sui piani di evacuazione.

L’organizzazione dei corsi e l’assunzione delle strategie di tutela della sicurezza sul lavoro e degli impianti sono compiti del facility manager. 

Utenze e telecomunicazioni

L’impianto o l’ufficio lavorano inevitabilmente con una rete Internet, elettricità, acqua corrente, eventualmente gas, impianti di riscaldamento e condizionamento.

La stipula delle forniture e la manutenzione degli impianti è ordinata dal facility manager, che prende accordi con i fornitori e incarica gli specialisti della manutenzione al bisogno, sia per i controlli ordinari che per le emergenze.

Portineria, giardinaggio, pulizie, rifiuti

Se all’ingresso dell’azienda c’è una portineria è il facility manager a dover individuare la persona da assegnare a questo ruolo. 

Lo stesso dirigente si occupa anche della scelta dell’azienda per l’appalto di cura del giardino e delle pulizie, nonché dello smaltimento dei rifiuti in base alle normative locali e alle eventuali necessità specifiche dell’azienda (per esempio, i rifiuti pericolosi di un istituto sanitario, oppure quelli tossici di un’azienda chimica). 

Ristorazione aziendale

In una grande azienda può essere presente un refettorio o una mensa aziendale, che deve essere correttamente ordinata, fornita di vivande, organizzata con il personale.

Inoltre il facility manager si occupa degli ordini per la piccola caffetteria, come quella delle macchinette e dei distributori automatici.

Flotta aziendale

Se l’azienda dispone di una flotta di auto o veicoli è necessario che il loro controllo, l’organizzazione, l’acquisto, la manutenzione, il pagamento delle assicurazioni passi attraverso qualcuno che sorvegli sulla procedura. Se non è il facility manager a farlo è uno dei suoi collaboratori. 

Un caso particolare è invece quello dei corrieri e dei servizi di spedizioni: in questo caso la flotta aziendale è il core business dell’azienda, dunque non è il facility manager a dover provvedere alla sua amministrazione. 

Cosa studiare per diventare facility manager

Il facility management integra in qualche modo i principi della gestione economica a quelli delle scienze comportamentali e dell’ingegneria gestionale. L’integrazione disciplinare permette un po’ più efficace sviluppo di tecniche efficienti per la gestione dei servizi accessori. 

La maggior parte degli annunci per posizioni di facility manager parlano di formazione tecnica, di solito ingegneristica (con particolare interesse per Gestionale ed Edile) oppure in Economia. 

Il grande lavoro di affinamento delle capacità avviene però dopo, o con l’esperienza o con specifiche certificazioni ottenute privatamente tramite corsi e lezioni.

L’esperienza della gestione e l’occhio critico per il budget sono comunque capacità fondamentali che si acquisiscono gradualmente lavorando a contatto con il settore per lungo tempo. 

Le caratteristiche per essere un ottimo facility manager

In tutte le professioni manageriali sono molto più interessanti le competenze psicologiche, comportamentali e attitudinali che quelle specifiche, le «hard skills» acquisite con lo studio fine a se stesso. Questa regola è vera anche per i facility manager. 

Le più importanti caratteristiche di un facility manager, affinate con il tempo e con l’esperienza, sono: 

1. Altissima capacità di analisi e gestione delle finanze, per tenere sempre presente il budget a disposizione per i vari servizi. Competenze di questo tipo si possono affinare anche non con gli studi o con precedenti esperienze di lavoro, ma con esperienze di vita. Per esempio, un genitore con una famiglia numerosa sarà più naturalmente portato a tenere d’occhio il budget e tutte le diverse voci di spesa per far quadrare i conti. In fase di colloquio vale la pena parlare anche delle competenze morbide acquisite fuori dall’ambiente professionale, che possono costituire un plus rispetto a quelli forniti da altri candidati per la stessa mansione. 
2. Capacità di organizzazione e gestione dei processi, nonché di rispetto dei protocolli scelti con i vari reparti (periodicità delle pulizie, della manutenzione degli impianti, del controllo della cucina della mensa, dell’aggiornamento sulla sicurezza, e così via)
3. Conoscenza delle normative in vigore riguardo ambiente, salute dei dipendenti e sicurezza degli impianti. Il facility manager, specie in questo periodo, deve anche organizzare i protocolli per la riduzione dei rischi di contagio da Covid-19, specialmente nelle aree dell’azienda di sua competenza, lavorando a stretto contatto con il responsabile della sicurezza sul posto di lavoro.
4. Ottime capacità di comunicazione e di negoziazione con i fornitori, per ottenere le forniture migliori al minor costo per l’azienda richiedente. 
5. Resistenza allo stress, coadiuvata da ottime capacità di problem solving rapido ed efficiente. 
6. Alta comprensione “predittiva” dei bisogni dell’azienda, che non sempre sono chiari e palesi ma che possono nascondersi in attesa di scoppiare nel momento meno opportuno (per esempio, in pieno turno o in un periodo di lavoro serrato). Tenere un occhio sulle situazioni che covano sotto la cenere è indubbiamente un modo di intercettare quei bisogni e gestirli prima che diventino problemi veri e propri. 
7. Desiderio di mettersi al servizio degli altri. Le facilities aziendali non hanno a che vedere con il core business, cioè non sono direttamente coinvolte nella produzione di un bene o un servizio. Dall’altro canto sono però vitali, perché senza di esse il lavoro si bloccherebbe e rallenterebbe. Una certa predisposizione all’aiuto degli altri è fondamentale per eseguire correttamente questa mansione complessa.

Prospettive di guadagno e di carriera di un facility manager

L’ultimo capitolo della guida alla professione di facility manager riguarderà, come sempre, le prospettive di carriera e di guadagno di questo professionista. 

In quali contesti lavora

Un facility manager può lavorare sia in un’azienda privata che pubblica, come un ente o un’organizzazione.

Una terza possibilità è quella di lavorare per una società che si occupa esclusivamente di facility management, operando quindi in realtà più piccole come consulenti. 

Ore e giornate di lavoro

Un facility manager non può che lavorare full time per l’azienda che serve, come consulente o come dipendente: un problema o un malfunzionamento dei servizi possono accadere in qualsiasi momento della giornata, ed è necessario essere reperibili (o avere un proprio vice sul campo) per risolverlo.

Sono rari i casi di facility manager che lavorano anche la notte, in contesti di produzione a ciclo continuo, invece. 

Non mancano invece le trasferte, specialmente se si lavora per aziende con più sedi oppure se si opera da consulenti per vari clienti. Ovviamente la pandemia globale ha cambiato i ritmi e sconvolto le giornate di chi è stato sempre abituato a spostarsi per lavoro, ma questo non toglie che periodicamente sia necessario fare un check sulle attività che si seguono, direttamente sul posto. 

Posizioni verticali e crescita professionale

La prima mansione a cui si arriva alle facilities è generalmente quella di addetto ai Servizi generali, cioè di sottoposto del facility manager.

Questo compito è assolutamente perfetto per iniziare a comprendere i principi delle logiche di lavoro, le esigenze delle aziende, per interfacciarsi positivamente con i dipendenti e con i fornitori e in generale per prendere confidenza con i compiti assegnati. 

La seconda posizione che si può ricoprire è quella di responsabile dei servizi per una specifica mansione, per esempio per la sicurezza, oppure per la manutenzione. Questa scelta è indicata per chi preferisce settorializzare la propria competenza, anziché rimanere su principi più generali. 

Dopo la carriera di facility manager è possibile avvicinarsi almeno ad un’altra posizione gestionale, cioè quella di Area manager. L’area manager è un responsabile geografico per tutte le produzioni nella stessa zona del mondo: per esempio si può essere responsabili “Nord Italia”, oppure “Germania”, o ancora a livello più alto “Nord Europa”, e così via. 

Lo stipendio di un facility manager

Il guadagno di un facility manager si attesta, mediamente, attorno ai 50.000 euro lordi l’anno. 

All’inizio della carriera è possibile ambire ad una stipendio minimo di circa 30/35.000 euro lordi l’anno, rimanendo in questo range almeno per i primi tre anni di impiego. 

A metà carriera, tra i 4 e i 9 anni di professione, è possibile firmare un contratto con un valore di circa 60/65.000 euro lordi l’anno. 

Un facility manager esperto, con non meno di 10 anni di esperienza, può chiudere il proprio contratto con una cifra annuale di circa 65/70.000 euro. 

A fine carriera è possibile aspettarsi anche oltre i 75.000 euro l’anno.

Il facility manager all’estero

La situazione in paesi fuori dall’Italia è molto diversa e anche variegata in base al continente in cui si arriva a lavorare. Presupposto che per scegliere questa via è fondamentale una conoscenza approfondita della lingua del paese in cui si lavorerà, ecco un prospetto che indica i guadagni medi per un facility manager all’estero. 

Nel Regno Unito i guadagni per questa professione oscillano tra le 24 e le 46.000 sterline l’anno (27-52 mila euro l’anno, al cambio attuale).

Negli Stati Uniti è possibile firmare il proprio contratto con un guadagno tra i 75 e i 127.000 dollari l’anno (62-127 mila euro l’anno, al cambio attuale).

In Germania si possono guadagnare tra i 25 e i 91.000 euro l’anno, a seconda degli anni di anzianità e di esperienza sul campo.

In Francia i guadagni possono andare dai 38.000 euro ai 117.000 euro l’anno.

In Giappone si possono guadagnare tra i 10 e i 18 milioni di yen al mese (78-141 mila euro l’anno, al cambio attuale)

In Australia un facility manager può guadagnare tra gli 80.000 e i 150.000 dollari l’anno (50-95 mila euro l’anno, al cambio attuale).