Professione organizzatore di eventi: chi è, cosa fa, quanto guadagna

Un organizzatore di eventi può lavorare davvero in decine di contesti diversi. Ogni ambiente ha la sua specificità, e ha bisogno di attenzioni particolari. 

Precisione e capacità di tenere sotto controllo tante variabili sono capisaldi di questo mestiere. 

Nella nostra guida al lavoro di organizzatore di eventi parleremo di molti temi legati a questo mestiere. Ovviamente inizieremo da mansioni e ambiti di lavoro, per poi passare a formazione, abilità, guadagni e possibilità di carriera. 

Chi è e cosa fa l’organizzatore di eventi

L’organizzatore di eventi è uno specialista che si occupa di organizzare, gestire e sorvegliare il funzionamento di un evento particolare, di cui ha curato tutte le fasi preliminari. In sede si occupa di verificare che tutti gli ospiti siano a proprio agio e che l’organizzazione proceda secondo lo schema voluto dai clienti. 

Come abbiamo accennato in apertura, i contesti di lavoro di un organizzatore di eventi sono tantissimi. Elenchiamo i principali, pur sapendo che la lista non sarà completa. 

Feste private e cerimonie

Nel contesto di una festa privata l’organizzatore di eventi prende accordi direttamente con la persona o la famiglia organizzatrice. In questo ambito rientrano: 

• compleanni;
  
• feste di laurea;
  
• battesimi, comunioni, cresime;
  
• matrimoni (in questo caso l’organizzatore di eventi prende il nome di “wedding planner”);
  
• feste celebrative per eventi speciali

Feste aziendali

Un’azienda può voler omaggiare il proprio staff con una cena, un pranzo o una festa, magari in occasione di un evento particolare. Anche in questo caso interviene l’organizzatore di eventi, che insieme al reparto di risorse umane e in particolare all’HR manager decide location, attività e trasporti da scegliere. 

Eventi d’arte

Un ente o un’associazione può affidarsi ad un organizzatore di eventi per pianificare un evento collegato al mondo dell’arte. Una mostra, un’esposizione, un concerto, una serie di spettacoli teatrali sono solo alcuni dei possibili esempi.

Fiere

Il comparto fieristico ha risentito in modo particolare del Covid-19, per via del blocco di tutti gli eventi pubblici ad alta affluenza. 

Il ruolo delle fiere è però di vitale importanza per il commercio. Moltissimi organizzatori di eventi saranno richiamati a supervisionare in questi contesti, non appena le restrizioni locali e nazionali verranno allentate. 

Sfilate ed eventi di moda

La moda è un settore in cui gli eventi si fanno di anno in anno più spettacolari, più scenografici e più complessi. Non si tratta di semplici sfilate, con modelle, abiti e pubblico. Bisogna utilizzare ambienti pubblici o aperti al pubblico (è un esempio una delle più celebri sfilate degli stilisti Dolce&Gabbana, tenuta nella Valle dei Templi ad Agrigento), garantire l’accesso al pubblico, alla stampa, far arrivare decine di professionisti impegnati nell’organizzazione. 

La giornata “tipo” di un organizzatore di eventi

Il workflow di un organizzatore di eventi si articola in tantissimi step, che rendono il suo mestiere non troppo diverso da quello di un project manager. 

La prima attività riguarda il contatto con il cliente. Dovranno essere chiarite esigenze, gusti e preferenze, per poter pianificare l’evento desiderato rispettando il budget. 

Quando le proposte sono pronte il cliente deciderà quale progetto sembra il più interessante e potrà partire la macchina dell’organizzazione. 

Nella macchina sono coinvolti decine di professionisti, a seconda del tipo di evento. Può essere necessario contattare un fiorista, uno o più DJ, un esperto di light design, di interior design, strutture ricettive come ristoranti, hotel o catering. Bisogna gestire il lavoro delle hostess, invitare speaker e presentatori, e così via. 

E che dire poi dei tecnici: elettricisti, montatori, addetti al palco, fonici, esperti di sicurezza e così via, preziosissimi per il buon funzionamento dell’evento. 

Messi insieme tutti questi piccoli “pezzi” dell’evento è necessario che l’organizzatore sovrintenda il meccanismo. In ogni parte dell’organizzatore può verificarsi un problema o un rallentamento, che va prontamente risolto per garantire l’arrivo del gran giorno con tutti i segmenti pronti esattamente come il cliente li ha richiesti. 

La giornata specifica dell’evento è davvero stressante e faticosa per l’organizzatore di eventi. Può essere necessario iniziare a lavorare la notte, oppure rimanere sul posto per moltissime ore. In ogni caso, la soddisfazione del cliente e dei suoi ospiti sono il punto fondamentale. Per cui l’organizzatore di eventi non può lasciare la propria posizione, per garantire questi elementi a tutti i presenti. 

Gli studi per diventare organizzatore di eventi

Per diventare organizzatore di eventi non è indispensabile possedere un titolo di studio “ordinario”. 

Eppure moltissime delle competenze necessarie per lavorare in questo ruolo sono assimilabili a quelle ottenute tramite facoltà universitarie tradizionali. 

Le più utili in questo senso sono: 

• Scienze del Turismo;
  
• Pubbliche relazioni;
  
• Scienze della comunicazione

Molte università, sia pubbliche che private (come LUISS e IED) offrono corsi più specifici e master in Event Planning e Event management. 

Oltre a questi percorsi è possibile affidarsi a uno dei molti corsi per organizzazione eventi tenuti dagli stessi enti e dalle stesse società che li organizzano in prima persona. 

Le competenze necessarie ad un organizzatore di eventi

Come in tutti i mestieri, anche in quello di organizzatore di eventi è possibile dividere le competenze in due macro-aree: quella delle abilità specifiche, e quella delle abilità interpersonali. 

Abilità specifiche

Le abilità specifiche per un organizzatore di eventi pertengono all’ambito del project management. Si tratta di: 

• Conoscenza dell’inglese e di almeno un’altra lingua straniera, specie se si è interessati a lavorare in ambito internazionale;
  
• Conoscenza dei fondamenti di time management e resource management;
  
• Conoscenza dei principali gestionali per l’organizzazione degli eventi;
  
• Abilità nella creazione e nel rispetto del budget plan;
  
• Conoscenza almeno base di grafica, per la progettazione di idee da sottoporre al cliente;
  
• Conoscenza di tutti gli strumenti informatici di base, come email, fogli di calcolo e videoscrittura.

Abilità interpersonali

Le professioni manageriali sono sempre contraddistinte da un grande numero di abilità interpersonali necessarie. 

Per lavorare come organizzatore di eventi è necessario essere e avere:

• puntuali, per rispettare i tempi e i piani dei clienti;
  
• precisi, per riuscire sempre a focalizzare sulle richieste specifiche;
  
• capacità di gestire problemi e risolverli in breve tempo (problem solving);
  
• attitudine per le relazioni personali e saperle curare in modo franco, trasparente e chiaro;
  
• sapere come guidare un team e come prendere accordi (e farli rispettare) con altri professionisti;
  
• avere un eccezionale orientamento alle esigenze dei clienti;
  
• avere un eccellente senso della gestione del tempo e delle risorse;
  
• essere in grado di avere un senso estetico spiccato, alimentato da grande creatività, per interpretare con gusto le richieste più estrose.

Guadagni e possibilità di carriera

Passiamo ora a parlare delle possibilità di guadagno per un organizzatore di eventi. 

Lo stipendio medio si aggira intorno ai 40/42.000 euro l’anno. Intorno a questa cifra si aggira anche il guadagno medio di un organizzatore di eventi freelancer. 

Un entry level (junior event planner), con poca esperienza, o con esperienza in piccoli eventi, potrà ambire ad un compenso pari a circa 18/20.000 euro l’anno. 

I più esperti (senior event manager, senior area event manager) o a fine carriera potranno invece guadagnare un massimo di 100.000 euro l’anno.

Professioni simili

Rapportiamo ora il guadagno per un organizzatore di eventi a quello di professionisti che operano in ambiti simili. 

• Organizzatore di eventi: tra i 18 e i 70 mila euro l’anno;
  
• Hostess o stewart: tra gli 11 e i 27 mila euro l’anno;
  
• Promoter: tra gli 11 e i 26 mila euro l’anno;
  
• Communication manager: tra i 49 e i 90 mila euro l’anno;
  
• Marketing manager: tra i 37 e i 98 mila euro l’anno.

Gli sbocchi di carriera

Le due possibilità che fanno da sbocco di carriera per un organizzatore di eventi sono: 

• crescere di livello (crescita verticale), oppure
  
• lavorare in proprio (crescita orizzontale)

La crescita verticale consiste nel fare progressivi scatti di carriera, in aziende ed eventi sempre più complessi ed articolati, di respiro internazionale. 

Il massimo grado a cui ambire è quello di senior, o di area manager (cioè il professionista che coordina tutti i lavoratori e i progetti nella sua area di competenza). 

La crescita orizzontale passa per il lavoro autonomo. Per lavorare in proprio come organizzatore di eventi è necessario avere doti in più, rispetto a quelle già richieste dal mestiere. 

Bisogna conoscere e rispettare le normative per il lavoro autonomo, saper gestire i conti (o avere l’aiuto di un ottimo commercialista o revisore fiscale), affinare doti di vendita e saper promuovere la propria attività. 

Indispensabili sono ovviamente un sito aziendale, un blog e alcuni profili social. I più utili per questo mestiere sono indubbiamente Pinterest, TikTok e Instagram, per via della loro natura visiva che sa come valorizzare l’esito dell’organizzazione di eventi. 

Superato questo step è possibile tentare la strada dell’apertura della propria agenzia di organizzazione eventi e iniziare a coordinare un team che si occupi delle singole mansioni. 

Per emergere in un settore complesso come quello dell’organizzazione di eventi è consigliabile scegliere un settore di interesse e cercare di intercettare quella nicchia commerciale, anziché affidarsi a scelte generiche. 

Il Covid cambierà il mondo degli organizzatori di eventi

Il Covid ha già fortemente influenzato il mondo dell’organizzazione di eventi, semplicemente perché le grandi manifestazioni, le feste e le cerimonie pubbliche sono impedite in ancora moltissimi paesi e città del mondo. 

Ad un certo punto le misure attuate daranno i loro frutti e sarà possibile rimettere in piedi il settore, ma probabilmente serviranno accortezze diverse. 

Ecco quali sono alcuni aspetti che un organizzatore di eventi del futuro potrebbe dover apprendere: 

• Come gestire la sicurezza delle persone all’interno del proprio evento, in particolare in fatto di distanziamento sociale;
  
• Come è possibile organizzare eventi dal vivo, ma che vengano anche registrati o mandati in streaming su molte piattaforme diverse;
  
• Come gestire eventi con meno pubblico, o maggiormente distanziato: in che tipo di aree sarà possibile farlo? 
• Come gestire i protocolli di sicurezza personale in vari contesti (in uno stadio, in un parco all’aperto, in una discoteca, in un ristorante);
  
• Come cambierà l’organizzazione di eventi aziendali, visto che la maggior parte delle aziende lavora ad oggi in smart working e lavoro da remoto;
  
• Come diventeranno i matrimoni e le feste private, se i tavoli dovranno essere maggiormente separati e le cene a buffet sempre più sconsigliate per evitare possibili contaminazioni. 

Queste sono solo alcune delle domande che i nuovi organizzatori di eventi dovranno porsi per continuare a svolgere il proprio lavoro, cercando sempre nuove soluzioni e nuove alternative da proporre ai propri clienti. 

Di certo è difficile immaginare un mondo dove i grandi eventi non saranno più organizzati, dunque è improbabile che il contraccolpo faccia chiudere i battenti in modo definitivo al settore. 

Più probabilmente saranno necessarie misure molto differenti ed innovazione di ampio respiro, che rimetta in modo il settore e l’indotto che si porta dietro.