Professione Project Manager: organizzazione, precisione, controllo

Pensando al mestiere di manager, a molte persone verrà in mente il responsabile del controllo di un progetto. In questo caso, la dicitura corretta è Project Manager, la persona che verifica che tutti i passaggi del lavoro vengano svolti secondo lo standard e le richieste dei clienti.

Per svolgere con abilità e precisione questo lavoro è però necessario tenere conto di moltissimi altri fattori, oltre alle richieste specifiche fatte dal committente. 
In questa guida parleremo insieme del lavoro del Project Manager, dalla sua formazione alle mansioni svolte quotidianamente in azienda.

Le mansioni del project manager

La trasversalità del ruolo del Project Manager si manifesta anzitutto con la varietà di mansioni fondamentali di cui deve occuparsi. Vediamo insieme quali sono le più significative nel coordinamento di un progetto.

Pianificazione del progetto

Fin dal primo giorno di avvio del progetto è necessario che sia presente in azienda un referente al quale lo staff e i clienti possono fare riferimento per richieste, modifiche, consigli, spiegazioni. Questo ruolo è ovviamente assolto dal Project Manager.

La figura dovrà occuparsi della redazione di un piano che tenga conto di un’opportuna suddivisione delle risorse umane (a seconda del settore specifico, delle competenze personali, delle mansioni) e dei tempi di esecuzione del lavoro.

Ogni fase deve essere quanto più possibile pianificata nel dettaglio, senza lasciare al caso o all’evenienza le possibili soluzioni, perché un atteggiamento simile produrrebbe molto probabilmente un lavoro sciatto. Nella pianificazione deve ovviamente essere inserita anche la valutazione e l’impiego del budget disponibile.

Supervisione del lavoro e delle sue fasi

Durante l’esecuzione è necessario che il Project Manager si dedichi alla supervisione delle operazioni. Suggerirà, consiglierà e valuterà il lavoro dello staff, intervenendo precocemente laddove non siano chiare le istruzioni del cliente.

Quotidianamente verificherà i progressi svolti ed informerà il team delle preferenze del cliente, per far svolgere il lavoro nel modo più aderente possibile alle specifiche necessità richieste dalla committenza.

Gestione del team

Nella fase di gestione del team sarà necessario valutare quanti e quali professionisti sono a disposizione dell’azienda, per meglio indirizzare le risorse umane presenti.

In caso di necessità il Project Manager comunicherà con il reparto delle risorse umane per pianificare nuove assunzioni o collaborazioni di professionisti che possono essere vitali nello svolgimento, o suggerirà corsi di formazione e lezioni specifiche per agevolare e velocizzare il lavoro dello staff.

Nella gestione del team questa figura professionale dovrà tenere conto non solo del numero dei professionisti disponibili ma anche delle singole capacità di ognuno, in modo da finalizzare la mansione nel miglior modo possibile, riducendo gli sprechi di tempo e di budget.

Gestione dei contatti con il cliente, le autorità e le istituzioni

Attraverso il Project Manager entrano in azienda le istruzioni del cliente. Le caratteristiche che il lavoro deve presentare vengono chiarite e trattate con il consumatore finale del bene o del servizio, in modo da trasmetterle efficacemente allo staff, che saprà come indirizzare i propri sforzi alla ricerca degli obiettivi desiderati.

Il Project Manager deve avere necessariamente grandi abilità nella contrattazione, perché gli interessi di cliente e dipendenti sono in naturale ed evidente contrasto: le due parti devono trovare nella sua figura un mediatore delle proprie esigenze e peculiarità di richieste.

Se nel progetto sono implicate autorità nazionali o locali o qualche genere di istituzione esterna all’azienda, il PM si dedicherà anche ai contatti e alle verifiche con questi team.

Risk management

Una delle mansioni più difficili affidate al Project Manager è il risk management, cioè la gestione delle crisi, delle emergenze e degli eventuali imprevisti. 

Chi lavora in settori di gestione lo sa: per quanto la pianificazione possa essere accurata è sempre possibile che si verifichi qualche cambiamento improvviso che deve essere gestito nel miglior modo possibile. Il cliente può riscontrare difficoltà con i tempi patteggiati, aver bisogno di modifiche sul progetto o di maggiori cure sul lavoro svolto, il numero dello staff può ridursi (per esempio, se una figura vitale è in malattia, in aspettativa, in maternità), possono verificarsi manchevolezze con il budget, intralci burocratici di varia natura, ritardi nelle consegne del materiale necessario, problemi tecnici alle macchine utilizzate che può causare rallentamenti nel flusso di lavoro. 

Il Project Manager deve tenere conto di tutte queste possibilità fin dalla redazione del piano di lavoro. Se un imprevisto si verificasse al di fuori della pianificazione dovrà velocemente studiare un piano riempitivo per limitare il problema ed evitare che si propaghi ad altri settori o progetti e ne infici l’efficacia.

Nel grande puzzle della realtà aziendale ed economica, il project manager deve conoscere ogni singola risorsa dell’attività e finalizzarla nel miglior modo  possibile.

Chiusura del progetto e produzione della documentazione relativa

È compito del Project Manager anche dedicarsi alla chiusura del progetto, con la consegna del prodotto, del bene o del servizio desiderato dal cliente. Non solo verificherà con lui che tutte le caratteristiche richieste siano effettivamente presenti come pattuito, ma produrrà la documentazione necessaria per i passaggi burocratici.

Formazione e competenze di un buon Project Manager

I settori di impiego del project manager sono moltissimi. In effetti, ogni azienda ha bisogno di un referente che organizzi lo svolgimento del lavoro e supervisioni alla sua buona riuscita. A seconda delle preferenze individuali e delle possibilità più interessanti del momento, il giovane project manager potrà dedicarsi a moltissimi settori, da quelli più tecnici e rigidi a quelli più fluidi e creativi.

Come esistono abilità e competenze specifiche che ogni settore richiede, ne esistono però alcune trasversali, che valgono e sono spendibili in tutti i settori.

Considerando che sarebbe molto lungo e complesso analizzare ogni singola abilità necessaria per ogni settore, cercheremo di concentrarci più su quelle universali, valide per ogni genere di progetto e di azienda. 

La formazione del Project Manager

Bisogna iniziare con il dire che non esiste un percorso di studi univoco e preciso per diventare Project Manager. Da un lato, molto dipende dal settore a cui si è interessati; dall’altro, una grossa parte del lavoro è fatta da soft skills, abilità che non si imparare a scuola o con un corso ma che fanno parte come tratti naturali del carattere e della personalità. 

Per chi desidera accedere a settori tecnici sarà decisamente utile approcciarsi all’Ingegneria, differenziando il percorso di studio a seconda del settore scelto. 

Se conti di specializzarti in progetti informatici, la laurea in Informatica ti insegnerà i fondamentali più rilevanti di questo settore. 

Se non sei ancora certo di quale settore vorrai occupare, o se è proprio quello finanziario ad entusiasmarti, la scelta è semplice: Economia è la facoltà adatta. 

Come per tutti gli impieghi intellettuali, sappi che la tua formazione non finirà il giorno della laurea: ogni giorno ci saranno nuove competenze da affinare e da sfruttare.

Le Hard Skills di un buon Project Manager

Molte delle competenze dure del project manager sono vincolate al settore di attività specifico. Sarebbe dunque molto complesso e lungo spiegarle nel dettaglio, perchè il numero di processi produttivi in cui questa figura è implicata è virtualmente infinito. 

Tra le hard skills sempre richieste al PM ci sono: 

• Gestione del rischio: il project manager deve essere sempre disponibile per identificare i problemi prima che si verifichino ed inficino numerosi reparti e linee produttive. Nel caso di imprevisti dovrà avere le competenze, sia morbide (gestione dello stress, problem solving) che dure (analisi profonda delle varie possibilità di intervento), per limitare il dispendio di tempo e di risorse e l’eliminazione rapida dell’ostacolo.
• Alti livelli comunicativi in più lingue: specie nelle aziende che si interfacciano a clienti stranieri (o che si avvantaggiano di un team di lavoro internazionale) è fondamentale che il project manager possa comunicare con loro in modo rapido e preciso. Inoltre, specie durante crisi ed imprevisti, la vicinanza comunicativa rassicurerà gli animi e renderà più semplice il team management. 
• Competenze specifiche sul settore produttivo analizzato: nuovamente, a seconda del settore di attività dell’azienda, al project manager sarà richiesto di conoscere i passaggi più importanti e le criticità più probabili e frequenti del tipo di progetto. In questo senso è fondamentale formare adeguatamente il professionista al momento dell’inizio del progetto, specie se la sua esperienza non si è sempre concentrata sul settore analizzato. 

Le Soft Skills di un buon Project Manager

Le competenze del project manager non possono limitarsi a quelle hard, misurabili, insegnate durante i corsi universitari. Per il contatto stretto e diretto con il cliente e lo staff è necessario che il PM abbia talento nella contrattazione, nella gestione dello stress non solo proprio ma dei propri colleghi, nell’organizzazione puntuale del lavoro, nel team leading. 

Da un lato è necessario che il PM interpreti con rapidità le richieste dei clienti. Dall’altro però deve avere ben chiare le effettive e realistiche possibilità dello staff, saper bilanciare il carico di lavoro su ogni dipendente, tenere conto di eventuali difficoltà che possono insorgere. 

In tutti i progetti poi è possibile che si creino problemi e difficoltà, di varia natura: come conta di gestirli? Come potrà aiutare lo staff a rimanere concentrato ma riducendo i livelli di frustrazione e preoccupazione? Come proverà a creare il giusto clima in azienda, perché le capacità di tutti siano valorizzate? Queste sono domande che quotidianamente il Project Manager deve porsi per essere attento e scrupoloso in ogni passaggio del proprio lavoro.

Lo stipendio di un Project Manager

E’ piuttosto difficile stimare il guadagno di un Project Manager, perché molto dipende dalla difficoltà del suo settore, dal numero di dipendenti che coordina, dagli anni di esperienza e ovviamente dalla nazione in cui opera. 

Generalmente, il guadagno del Project Manager nei primi anni di carriera si aggira tra i 30.000 e i 50.000 euro l’anno. A crescere, dopo molti anni di attività e risultati conseguiti, può arrivare a guadagnarne facilmente anche oltre 80.000 annui, sebbene a fronte di un grande carico di preoccupazioni e di responsabilità.

Altro fattore che influenza molto il compenso di un Project Manager è quello del settore di competenza. Ad esempio un Project Manager nel settore informatico è mediamente meno retribuito della media della mansione con un ammontare di 47.000 euro all’anno facendo registrare un 11% in meno rispetto ad altri ambiti.

Al contrario un Clinical Project Manager che lavora nell’ambito medico riesce mediamente a guadagnare 56.000 euro annui, ben l’8% in più rispetto alla media della mansione.

Anche il paese, come spesso accade per altri lavori, è un fattore differenziante per lo stipendio annuo. Un Project Manager svizzero è il più ricco a livello europeo, con oltre 150.000 euro annui, quindi chi possiede queste competenze e risiede vicino al confine dovrebbe seriamente valutare di mettere a frutto la propria professionalità lavorando oltre confine (i cosiddetti «frontalieri»).

Capire meglio la professione: intervista ad un Project Manager

Per chiarire alcuni aspetti abbiamo deciso di intervistare una project manager che si sta dedicando a coltivare la propria carriera.

• Ciao Julie! Come è iniziata la tua carriera da project manager? 

Dopo la laurea in Ingegneria ho deciso di iniziare a lavorare esattamente nel settore per cui avevo studiato, cioè l’ingegneria. Inizialmente mi sono dedicata a mansioni tecniche, in particolare di progettazione, ma ad ogni riunione provavo sempre più fascino per il lavoro del mio responsabile. Vederlo destreggiarsi con tanta calma e sicurezza tra mille mansioni quotidiane mi stimolava ad essere più rapida e più produttiva! 

• Come hai capito che questo lavoro poteva darti soddisfazioni?

Dopo circa tre anni, con progressivi avanzamenti di carriera, il mio superiore mi ha chiesto di affiancarlo più spesso nelle operazioni di supervisione. Spesso era in viaggio di lavoro e aveva bisogno di qualcuno che gli facesse da referente all’interno dell’ufficio, e che fosse a più diretto contatto con lo staff. Dovevo tenere le redini in sua assenza e informarlo delle novità, dell’avanzamento dei progetti. Dopo poche settimane mi ha chiesto se non fossi interessata ad approfondire questo lavoro, perchè a suo parere ero portata per questo carico di stress. 

• Di cosa hai iniziato ad occuparti, a quel punto? 

Sostanzialmente le nostre mansioni erano perfettamente intercambiabili. Inizialmente mi ha riservato piccole parti dell’intera catena di lavoro, ma via via mi ha insegnato sempre più trucchi e segreti per lasciarmi maggiore responsabilità. 

• Hai detto di aver iniziato la tua carriera come tecnico. Hai dovuto integrare i tuoi studi con un nuovo percorso universitario? 

In realtà no. E’ vero che mi sono laureata in una facoltà tecnica, e che inizialmente il mio lavoro aveva più a che fare con la progettazione che con la supervisione. Ma ho dimostrato subito molto interesse e capacità per l’organizzazione di team di lavoro di ampie dimensioni. Le principali tecniche di valutazione del rischio e di gestione delle crisi (due aspetti fondamentali del mio lavoro) le ho acquisite spontaneamente e guardando il lavoro dei miei superiori. 

• Cosa è successo dopo? 

Dopo diversi anni ho deciso di cambiare settore. Il ramo tecnico mi ha sempre affascinata ma mi sono trovata ad affrontare problemi e progetti con tante caratteristiche in comune. Volevo cambiare ambiente, misurarmi con mansioni che avessero a che fare con la creatività. Quindi sono tornata in Canada, dove sono nata e ho vissuto fino alla laurea, e sono venuta a conoscenza di un’azienda di grafica che si occupava di effetti speciali per il cinema. Il tema sembrava incontrare il mio interesse: gestione e organizzazione da un lato, ma progetti creativi e molto dinamici dall’altro. 

• E ora? Come si svolge il tuo lavoro? 

Affianco il direttore creativo e il supervisore agli effetti speciali dal momento del contatto con il cliente fino alla consegna del progetto. Io non sono un grafico: ho imparato gli elementi fondamentali via via. Però riesco a gestire in modo rapido eventuali difficoltà, comunico quotidianamente con il cliente per capire le sue esigenze e trasmetterle al team. 

• Qual è la parte che preferisci della tua giornata? 

Sicuramente i confronti con i reparti creativi. L’azienda in cui lavoro è piuttosto grande: l’intero staff è di più di 100 persone. Devo sapere precisamente a che punto del lavoro è ognuno, di cosa si sta occupando, quanto tempo gli servirà per finire, se ha chiare le richieste del cliente. Durante i confronti si può parlare anche di tanti argomenti che non sono direttamente collegati con il progetto: amo prendermi cura dei miei colleghi, assicurarmi che siano tranquilli (una condizione fondamentale per i lavori creativi), rassicurarli nelle giornate più faticose. Mi piace gestire il mio team, riusciamo a darci forza a vicenda: io li sprono ad essere più scrupolosi, e le parole entusiaste dei clienti sul loro lavoro mi fanno venire voglia di aiutarli ad emergere ogni giorno! 

• Quale consiglio daresti ad un giovane project manager o a chi sta studiando per diventarlo? 

Credo che il suggerimento più importante sia di rimanere sempre aperti al confronto con chi ha più e meno esperienza, perchè il 90% di questo lavoro si basa sul contatto con i collaboratori e i clienti. Un consiglio meno scontato, invece, è di fare sempre moltissima attenzione ad orari, giorni, scadenze e pianificazione: saper creare un piano e rispettarlo meticolosamente salva da un sacco di brutte giornate! 

Professione Project Manager: non un lavoro per tutti

Come abbiamo visto insieme tra le mansioni del Project Manager rientrano moltissime attività quotidiane, alcune con inevitabili risvolti in fatto di preoccupazione e di stress.

Il PM viene dall’azienda e dai clienti considerata una guida, una persona competente e di esperienza che può suggerire e consigliare, risolvere un’enorme gamma di problemi, guidare il team, finalizzare obiettivi. Questo genere di lavoro non si adatta decisamente a tutte le personalità: è necessario che il PM sia forte ma paziente, competente ma mai spocchioso, che sappia tenere unito il team e contemporaneamente trattare efficacemente con i clienti, spesso sacrificando la propria tranquillità ed il proprio tempo libero per aiutare i dipendenti e i clienti. 

Come in tutte le mansioni di gestione e controllo, anche in quella del Project Manager è necessaria una fortissima motivazione e dedizione che possa compensare le evidenti difficoltà della quotidianità.