Professione Responsabile di Magazzino

Al giorno d’oggi il lavoro ed i consumi sono sempre più improntati sulle consegne dei materiali e delle merci nel minor tempo possibile.

Se per il consumatore finale ricevere velocemente il proprio ordine a domicilio è più che altro una questione di comodità, per le aziende produttive si tratta di riuscire a mantenere attivo e redditizio il processo produttivo.

In ogni caso, l’efficienza delle consegne nasce prima di tutto dall’efficienza del magazzino che gestisce le scorte. In quest’ottica, il responsabile di magazzino è diventata una figura importantissima negli ultimi anni, che ha la responsabilità di un reparto che in molte realtà rappresenta una delle più importanti voci di spesa o di guadagno di un’azienda.

Per riuscire a ricoprire questa posizione è necessario un mix di esperienza nel settore della logistica, di qualità personali di leadership e organizzazione e di una serie di competenze per riuscire a padroneggiare gli strumenti tecnologici e amministrativi indispensabili in questo lavoro.

Si tratta di una posizione che comporta livelli di responsabilità e stress sempre maggiori negli ultimi anni, ma allo stesso tempo ha visto una grande crescita nella considerazione all’interno delle gerarchie aziendali e di conseguenza anche nelle retribuzioni. 

Cosa fa il responsabile di magazzino 

Il responsabile di magazzino ha il compito di assicurare il regolare svolgimento delle operazioni che si svolgono all’interno, appunto, di un magazzino.

Di conseguenze le sue mansioni sono quelle di gestire il personale che vi lavora, che spazia dai magazzinieri ai mulettisti fino agli addetti alla logistica, e di organizzare le risorse ed i processi che vengono messi in atto per compiere tutte le operazioni di ricezione, smistamento, magazzinaggio e spedizione di tutti i vari tipi di merci che sono assegnate a quel magazzino: elettronica, abbigliamento, componenti meccanici, ricambi auto, ortofrutta e via discorrendo. 

Le attività che si possono svolgere all’interno di un magazzino si possono riassumere nel seguente schema: 

• Ricevimento e accettazione merci;
• Controllo;
• Stoccaggio;
• Picking;
• Imballaggio;
• Spedizione.

Il responsabile di magazzino deve sovraintendere e gestire tutte queste attività, assicurandosi che il personale sotto la sua supervisione compia un lavoro che soddisfi gli standard di qualità e gli obiettivi aziendali a proposito di quantità di merci in transito, tempo impiegato nello svolgere le operazioni, rispetto delle tempistiche di consegna, attenzione al livello di giacenza media e tutti quegli altri parametri a cui deve rispondere per avere una valutazione positiva delle performance nelle aree funzionali del magazzino. 

La gestione del magazzino è infatti una parte essenziale del buon funzionamento della cosidetta supply chain, ovvero della catena logistica di un’azienda, che è una voce sempre più determinante nei bilanci aziendali e sempre di più contribuisce a determinare la competitività sul mercato di un’azienda. 

Il compito di un responsabile di magazzino è quindi quello di coordinare e gestire il personale che lavora all’interno del magazzino in maniera che tutti riescano a compiere il loro lavoro in maniera da soddisfare gli standard aziendali.

Controlla di conseguenza il lavoro dei magazzinieri, dei carrellisti, degli addetti alla logistica, degli impiegati dell’ufficio spedizioni e degli addetti alla bollettazione, oltre che ad interfacciarsi anche con i fornitori e con i corrieri ed i trasportatori che consegnano la merce in entrata e prelevano quella in uscita, coordinandosi sempre con il responsabile della logistica e con il suo referente nei reparti di produzione. 

Il suo lavoro si traduce nell’organizzare le attività quotidiane all’interno del magazzino, nel pianificare i turni di lavoro e nel monitorare le varie procedure di ricezione, di conservazione, di movimentazione, di picking & packing e di spedizione delle merci.

Fanno capo a lui anche le responsabilità di supervisionare l’inventario del materiale in giacenza, così come di quello in transito, e di garantire l’integrità e la giusta collocazione delle merci all’interno del magazzino.

Si deve assicurare anche di verificare la corrispondenza tra i prodotti e la relativa documentazione e di mantenere sempre un livello di stock adeguato alle necessità aziendali. 

Oltre alle responsabilità legate all’efficienza delle operazioni di gestione del magazzino, il responsabile di deve anche assicurarsi che tutti i lavoratori rispettino le normative per la sicurezza in vigore, in maniera da ridurre al minimo il rischio di incidenti sul lavoro.

Deve razionalizzare il budget, ottimizzando l’uso delle risorse e organizzando lo spazio a disposizione per rendere la movimentazione e lo stoccaggio delle merci il più possibile efficiente ed economico.

È quindi chiamato a riconoscere prontamente le cause di problemi e rallentamenti del flusso di lavoro, in maniera da essere in grado di intervenire e risolvere le criticità.  

Ricadono sulle sue spalle quindi, oltre all’organizzazione e alla gestione delle postazioni di lavoro, delle aree di carico e scarico, di scaffalature, macchinari, attrezzature, tecnologia e software, anche i compiti di analisi e di controllo di gestione di magazzino, in maniera di tenere sempre sotto controllo tutte i costi per l’azienda. 

Dove lavora un responsabile di magazzino

Il responsabile di magazzino opera presso qualsiasi azienda che possieda magazzini, aree di stoccaggio, depositi o centri di distribuzione.

In genere queste figure sono cercate dalle imprese produttive che operano nel settore industriale e manifatturiero, dalle società commerciali che si occupano di vendita all’ingrosso o al dettaglio, sia attraverso punti vendita fisici come negozi, supermercati, outlet e grandi magazzini, che attraverso piattaforme di e-commerce. 

I grandi operatori dell’e-commerce in particolare stanno crescendo moltissimo e ricercano moltissime figure che siano in grado di gestire i magazzini secondo i ritmi e le esigenze dei moderni flussi di acquisto dettati dalle nuove abitudini dei consumatori.

L’abilità nell’utilizzare programmi gestionali e ERP (Enterprise Resource Planning, letteralmente “pianificazione delle risorse d’impresa”) è essenziale per chi punta a ricoprire questi ruoli.

La crescita improvvisa ed esponenziale dell’e-commerce ha portato molte realtà, soprattutto in Italia, ad operare nel settore senza prima dotarsi di una struttura di approvvigionamento adeguata, per cui al giorno d’oggi in molti stanno scoprendo l’importanza dell’organizzazione del magazzino e stanno correndo ai ripari per riuscire ad avere figure in grado di saper gestire e organizzare le operazioni di movimentazione ed invio delle merci. 

Il responsabile di magazzino è una figura chiave anche nel mondo degli allestimenti temporanei, per fiere, eventi e simili.

L’organizzazione del magazzino in queste aziende è un fattore determinante per lo svolgimento del lavoro, date le caratteristiche del processo di produzione e montaggio di un’azienda di allestimento, ritmato da tempi di lavoro molto stretti e che richiede che i materiali da costruzione (prevalentemente legno, metallo, tessuti), il materiale elettrico, l’utensileria e la ferramenta e gli elementi dell’allestimento (pannelli, pedane, prefabbricati, elementi e complementi d’arredo, ecc) devono essere sempre reperibili e consegnabili su richiesta. 

Anche nel settore pubblico talvolta viene ricercata una figura di responsabile di magazzino, in particolare nelle aziende sanitarie, nelle amministrazioni provinciali (a cui fanno capo generalmente le operazioni di manutenzione stradale e per cui hanno necessita di gestire i magazzini collegati), e nei comuni. Per lavorare nel settore pubblico in genere bisogna partecipare a concorsi che stabiliscono poi delle graduatorie in base alle quali si può essere chiamati negli anni successivi. 

Il responsabile di magazzino opera per lo più in qualità di dipendente, rispondendo direttamente al responsabile della logistica. Il lavoro si esercita prevalentemente all’interno di magazzini, spesso illuminati artificialmente, anche se in alcuni casi può svolgersi anche all’aperto. Si tratta di un lavoro che può svolgersi su turni e spesso anche nei giorni festivi. 

Che competenze bisogna avere per essere responsabili di magazzino

Un responsabile di magazzino deve possedere le capacità per riuscire a svolgere il lavoro in tre aree fondamentali: 

• Essere in grado di coordinare le attività del magazzino; 
• Essere in grado di pianificare la disposizione delle merci in magazzino; 
• Essere in grado di gestire le procedure amministrative del magazzino. 

Per il primo punto deve quindi saper indicare ai collaboratori la giusta collocazione delle merci per il loro corretto stoccaggio in area magazzino, disporre le liste di prelievo e organizzare il recupero delle merci da preparare per la spedizione.

Deve anche supervisionare il lavoro dei collaboratori per ottimizzarne l’efficienza e saper individuare gli elementi identificativi delle merci ed i dispositivi di sicurezza previsti.

Deve poter valutare disponibilità, rintracciabilità e stato delle merci (localizzazione, livello giacenze e scorte) in risposta alle richieste di informazioni da parte di clienti interni ed esterni.

Gli viene richiesto anche di saper utilizzare software per la gestione del magazzino nell’elaborazione statistica dei movimenti e di impostare e coordinare il lavoro di verifica delle giacenze di magazzino per l’inventario. Infine, deve poter garantire l’applicazione della normativa sulla tutela della salute e sicurezza dei lavoratori. 

Nella pianificazione della disposizione delle merci, invece, è chiamato ad utilizzare sistemi informatici di gestione dei magazzini, al fine di riuscire ad individuare gli spazi e le modalità di disposizione delle merci nei diversi locali del magazzino e di pianificare la disposizione delle merci in base alle grandezze fisiche e tipologiche delle merci. 

Riguardo la parte amministrativa, deve essere in grado di verificare i preventivi e le condizioni contrattuali relative a ciascun ordinativo e cliente, oltre che verificare le situazioni delle polizze assicurative e controllare le giacenze presenti al momento del deposito.

È suo compito poi redigere rapporti inerenti alla movimentazione delle merci, ai costi e ai ricavi, strutturati per parametri come linea, porto, tipologia di merce, redditività, scostamenti, così come registrare e trasmettere alla contabilità gli adempimenti relativi al ragazzino, quali possono essere anticipazioni, costi e fatturazioni. 

Al di là delle competenze specifiche, poi, sono necessarie alcune qualità personali per poter svolgere al meglio questo lavoro, quali capacità organizzative e gestionali, doti comunicative e di leadership, orientamento agli obiettivi, affidabilità, precisione, resistenza alla fatica, buona memoria, predisposizione al lavoro in gruppo.

Si tratta di un lavoro in cui il proprio successo deriva anche da come i nostri collaboratori eseguono i compiti che gli sono stati affidati. 

Come diventare un responsabile di magazzino 

Per diventare responsabile di magazzino è richiesta innanzitutto una precedente esperienza come magazziniere.

Spesso le aziende tendono a selezionare questa figura tra il personale interno come magazzinieri e addetti alla logistica che dimostrano spiccate doti gestionali e manageriali, con un’esperienza pregressa all’interno della logistica aziendale che gli abbia fornito gli strumenti e le conoscenze adatte per poter affrontare i compiti gestionali all’interno del magazzino. 

Per coprire questa posizione infatti è richiesta una conoscenza molto approfondita delle aree funzionali e delle procedure operative tipiche di un magazzino, come le diverse metodologie di gestione delle scorte: a punto di riordino, a periodo fisso, consignment stock, vendor management inventory (VMI), collaborative planning, forecasting and replenishment (CPFR). Inoltre bisogna essere anche in grado di produrre tutta la documentazione di magazzino, come bolle di consegna e fatture accompagnatorie, listini di acquisto e di vendita, schede di carico e scarico. 

Ad un responsabile di magazzino poi è richiesta l’abilità nell’utilizzo degli strumenti informatici ed elettronici sviluppati per la gestione del magazzino, come i cosiddetti software WMS (Warehouse Management System, ovvero software gestionali di magazzino) e le strumentazioni per l’identificazione automatica degli articoli, dai codici a barre al RFID (Radio-Frequency Identification, in italiano identificazione a radiofrequenza). 

Il responsabile di magazzino poi deve essere in possesso di un patentino per il muletto valido, un’abilitazione che attesta la competenza nel condurre e nel manovrare carrelli elevatori, nel caso che si renda necessario adoperarsi in operazioni di carico/scarico della merce, stoccaggio e picking.

I corsi per ottenere il patentino per il muletto sono relativamente economici e agevoli, prevedono normalmente un giorno di lezione teorica e un giorno di pratica durante la quale con l’aiuto di un istruttore vengono effettuate delle manovre utilizzando carrelli elevatori a forche frontali sia elettrici che diesel, e si tengono periodicamente in tutte le città.  

Inoltre possono essere richiesti il possesso della patente per guidare furgoni o altri mezzi per effettuare le consegne e i ritiri merce ed un diploma di istruzione secondaria superiore ad indirizzo tecnico commerciale. 

Esistono vari corsi per responsabili di magazzino che possono rilasciare un attestato di qualifica e fornire anche competenze negli aspetti manageriali e di gestione economica che si è chiamati ad affrontare quando si sale a ricoprire questa posizione, rispetto a quella di semplice magazziniere o addetto alla logistica.

Tal corsi in genere sono strutturati in diversi moduli didattici, che generalmente si dividono tra l’economia aziendale e la pianificazione delle attività, la gestione delle attività di magazzino e l’amministrazione del magazzino, affrontando ad esempio argomenti come gestione delle risorse umane, gestione del conto economico del magazzino e forecasting, analisi e controllo dei costi, miglioramento delle prestazioni del magazzino.

Molto spesso al termine viene offerta l’opportunità di maturare un’esperienza pratica attraverso uno stage in azienda sotto la supervisione di personale esperto. 

Quanto guadagna un responsabile di magazzino e che carriera può fare 

La professione di responsabile di magazzino è particolarmente adatta a chi possiede buone doti gestionali e manageriali ed è disposto a farsi carico delle elevate responsabilità che essa comporta: l’efficienza del magazzino è un componente fondamentale del successo di moltissime aziende in vari settori, dall’industria alla distribuzione.

Di conseguenza si può affrontare un ambiente di lavoro frenetico e stressante, ma queste responsabilità e questo stress sono generalmente compensate da un buon stipendio che viene frequentemente integrato da dei bonus legati al raggiungimento o al superamento di determinati obiettivi aziendali. 

Una carriera da responsabile di magazzino generalmente inizia lavorando come magazziniere, carrellista o addetto alla logistica, posizioni che assicurano uno stipendio medio che parte da 1.000 euro netti al mese per attestarsi su una media di circa 1.300 euro netti al mese.

Una volta raggiunta la posizione di responsabile di magazzino, la retribuzione media è di 37.500 euro lordi l’anno, circa 1.930 euro netti mensili.

Generalmente, appena ricoperta la posizione, si va a guadagnare una cifra di circa 30.200 euro lordi all’anno (poco più di 1.500 euro al mese), ma con l’esperienza può salire anche fino a 46.000 euro lordi all’anno. Un responsabile di magazzino a fine carriera, con più di 20 anni di esperienza, può arrivare a incassare 54.300 euro lordi ogni anno. 

Dalla posizione di responsabile di magazzino poi si può anche sviluppare la propria carriera, sia candidandosi per lo stesso ruolo in aziende più grandi che comportano maggiori volumi di lavoro e di conseguenza retribuzioni più importanti, oppure andare a specializzarsi in una determinata tipologia di merce che necessità di competenze specifiche, andando quindi a ricoprire ruoli come quello di responsabile di magazzino alimentare o di magazzino chimico o farmaceutico, che presentano differenti metodi di stoccaggio e procedure di gestione delle scorte. 

Inoltre, è possibile ampliare le proprie competenze in logistic management e nel supply chain management in maniera da potersi candidare a ricoprire le posizioni di responsabile della logistica oppure di Supply Chain Manager e lavorare così nella gestione di ogni aspetto della logistica dell’azione, non esclusivamente di quella del magazzino.