La lettera di ringraziamento: cos’è e perché scriverla

Possono essere numerosi i contesti in cui si ha la necessità di inviare una lettera di ringraziamento o un’e-mail di ringraziamento. Negli ambienti di lavoro, in particolare, risultano sia in formato cartaceo che digitale molto utilizzate: dopo aver sostenuto un colloquio, per ringraziare al termine di una proficua collaborazione, per ringraziare i propri clienti, come anche per salutare i colleghi e il datore di lavoro quando l’esperienza di lavoro giunge al termine.

Viene da sé che, a seconda dei casi, la lettera di ringraziamento può essere più o meno formale. Inoltre, non vi sono regole specifiche da rispettare, l’importante è che sia un gesto realmente sentito. Oggi vedremo come e cosa scrivere in una lettera di ringraziamento.

Come scrivere una lettera di ringraziamento

La lettera di ringraziamento è utilizzata per lo più nei contesti lavorativi. È molto probabile che l’esigenza derivi da una collaborazione, o dopo aver sostenuto un colloquio di lavoro. In quest’ultimo caso può essere uno strumento elegante per richiedere un follow up al selezionatore.

Nonostante sia un lavoro molto personale è bene attenersi ad alcune semplici regole che renderanno la lettera di ringraziamento realmente apprezzata dal destinatario.

Registro linguistico

Il primo consiglio è rivolgersi al ricevente in maniera appropriata, sia esso un recruiter, un datore di lavoro, uno o più colleghi. È indicato dunque iniziare la lettera includendo un saluto appropriato.

Ad esempio: Gentile Dott., Egregio Dott. Talvolta è possibile pensare di iniziare la lettera con un “Caro collega” o “Caro nome di persona”. In questo caso si presume un rapporto confidenziale con il ricevente.

Fornire i dettagli

Soprattutto quando non si ha una confidenza elevata con il ricevente della lettera di presentazione, è bene, indicare da subito il motivo per il quale si è deciso di inviare la lettera. Specificare quindi già nel corso delle prime battute il perché si sta ringraziando una persona, aiuta il ricevente a capire subito il motivo del messaggio.

Essere rapidi

La lettera di ringraziamento o l’e-mail di ringraziamento è bene sia inviata il prima possibile. Subito dopo il colloquio di lavoro, subito dopo la fine di una collaborazione o di un rapporto di lavoro. Sebbene, come abbiamo visto, la lettera non sia un atto dovuto, qualora si decidesse di inviarla è bene farlo nella giornata stessa in cui, ad esempio, sono state ufficializzate le dimissioni o si è sostenuto il colloquio.

Personalizzare il contenuto

Indipendentemente dalle frasi scelte da utilizzare nella lettera di presentazione è bene che questa sia molto personale. L’idea di preparare una lettera o e-mail standard da inviare ogni qual volta si ha l’esigenza di ringraziare per un qualcosa potrebbe indispettire il ricevente.

Essere brevi

Così come per il curriculum o la lettera di presentazione, essere brevi e concisi è una regola da rispettare. La lettera di ringraziamento è bene non sia più lunga di 5 o 6 righe, che vada dritto al punto e che rispetti i punti finora evidenziati.

Evitare gli errori grammaticali

E infine, proprio perché la lettera di ringraziamento dev’essere particolarmente breve, ogni minimo errore di grammatica sicuramente non sfuggirà al lettore. Preparare una bozza, rileggerla e curare ogni singola parola scritta, trasmetterà un senso di cura e attenzione.

Perché scrivere una lettera di ringraziamento

È importante pensare che, soprattutto dopo aver sostenuto un colloquio di lavoro, avere un motivo per entrare nuovamente il contatto con il selezionatore aumenta le possibilità che quest’ultimo si ricordi del profilo del candidato.

Inoltre, ringraziare non è mai errato. Come evidenziato in uno studio pubblicato da time.com, le persone tendono a sottovalutare quanto possa essere importante ringraziare.

Scrivere una lettera di ringraziamento e di gratitudine, infondo non ha alcun costo, è richiesto solo di dedicare alcuni minuti alle persone con cui si è interagito per un breve periodo o per molti anni.