Come essere più produttivi: tattiche e abitudini (anche se non si ha voglia)

Trovare il modo per come essere più produttivi al lavoro è un’esigenza che riguarda tutte le tipologie di lavoratori. Il dipendente più è produttivo più ha possibilità di mantenere il posto di lavoro, di ottenere una promozione e di garantirsi eventuali benefit legati ai risultati.

Ugualmente un libero professionista o un freelance è essenziale ottimizzi al meglio il tempo a disposizione. Più è produttivo, infatti, più riuscirà a guadagnare.

In questo approfondimento ci focalizzeremo sulle tattiche e le buone abitudini da poter utilizzare per aumentare la produttività, rispondendo così alle esigenze di tutte le categorie di lavoratori.

Come essere più produttivi al lavoro

Cosa serve per essere più produttivi? Per essere produttivi a lavoro è necessario seguire una routine ben precisa, già a partire dalla mattina quando ci si alza. Chiaramente ottimi livelli di produttività possono essere raggiunti solo quando alla base sussistono alcune condizioni.

Difficilmente un lavoratore disorganizzato è anche produttivo. L’organizzazione del lavoro è il primo punto sul quale lavorare. Importante è altresì avere le giuste motivazioni, conoscere le tecniche per aumentare la concentrazione sul lavoro e prendere immediate contromisure quando ci si accorge di provare pigrizia e noia sul posto di lavoro. Queste ultime due fanno indubbiamente da ostacolo verso il raggiungimento dei propri obiettivi.

Inoltre, come confermano nello studio “Does Employee Happiness have an Impact on Productivity?“, i lavoratori felici sono mediamente più produttivi rispetto a lavoratori ai lavoratori infelici. Lo studio evidenzia una correlazione positiva tra la produttività e la felicità.

Al contrario, lavoratori stressati, tendenzialmente, risultano meno produttivi. Questo secondo aspetto è confermato nello studio “Workplace Stress and Productivity: A Cross-Sectional Study”.

Riassumendo, i lavoratori, i liberi professionisti o i dipendenti sono produttivi quando:

• Sanno come organizzare il lavoro
• Sono motivati e felici del lavoro svolto
• Sono in grado di mantenere alta la concentrazione

Diversamente, è estremamente difficile essere produttivi al lavoro quando sul posto di lavoro:

• Ci si annoia
• Prevale la pigrizia
• Si svolge un lavoro che non piace
• Si è stressati

Come essere più produttivi: 12 tattiche e buone abitudini

Dopo aver visto tutte le componenti esterne che influenzano positivamente e negativamente la produttività sul posto di lavoro, vediamo alcune buone strategie che si possono adottare per essere più produttivi e raggiungere con facilità gli obiettivi prefissati.

Partire dai piccoli obiettivi

Una regola che aiuta a essere più produttivi è quella di stabilire dei piccoli obiettivi da raggiungere durante la giornata lavorativa, avvicinandosi così pian piano a un obiettivo più grande. In tal senso preparare una lista delle cose da fare (to do list) può essere molto utile.

Raggiungere gli obiettivi, anche piccoli, migliora l’autostima, aumenta la motivazione ed evita di farsi prendere dallo sconforto provocato dalla sensazione di essere sommersi dalle troppe mansioni da portare a termine.

Gestire il tempo

Il tempo che si ha a disposizione è limitato se non si utilizzano tecniche per ottimizzare la giornata lavorativa il rischio è che le otto (o quattro) ore lavorative scorrono via senza concludere alcunché.

La produttività passa quindi da una gestione ottimale del tempo. Si può pensare di utilizzare la tecnica del pomodoro, la quale aiuta a ottimizzare il tempo a disposizione senza rinunciare alle pause.

Limitare le fonti di distrazione

E-mail, messaggi WhatsApp, Telegram e tutti gli altri social network sono fonte di distrazione che compromettono la produttività. Rispondere immediatamente a ogni messaggio interrompendo l’attività lavorativa è dannoso per la produttività.

Il miglior modo di procedere consiste nell’utilizzare tutti i canali di comunicazione disponibili sono in determinati e prestabiliti intervalli di tempo.

Utilizzare la matrice di Eisenhower

Conoscere e utilizzare la matrice di Eisenhower aiuta a essere più produttivi. Si tratta di disegnare un quadrato e dividerlo in altri quattro quadrati. Una volta ottenuta la matrice 2×2, bisogna dividere i compiti. In orizzontale inserire le mansioni urgenti e non urgenti e in verticale quelle importanti e non importanti.

Ora bisogna inserire i compiti da svolgere dando precedenza a tutti quelli che ricadono nel quadrato “Urgenti e importanti”. I compiti urgenti ma non importanti andrebbero delegati. I compiti importanti ma non urgenti possono aspettare e tutti i compiti non importanti e non urgenti semplicemente non andrebbero svolti.

Automatizzare le attività

Le competenze digitali oggi possono aiutare a essere più produttivi. Molteplici attività infatti possono essere automatizzate. Individuarle e affidare alla tecnologia lo svolgimento di tutte quelle operazioni ripetitive e manuali permette di avere più tempo a disposizione e di concentrarsi esclusivamente sulle attività più importanti.

Ad esempio, coloro incaricati della gestione di un sito web aziendale possono implementare un servizio di chat bot così affidare all’intelligenza artificiale le risposte alle domande più frequenti.

Evitare il multitasking

È stato ormai provato che svolgere più compiti contemporaneamente (multitasking) riduce la produttività. Il cervello umano funziona meglio quando si concentra su un solo compito e per lunghi periodi di tempo. Dedicarsi quindi a più attività in simultanea, ad esempio rispondere a una e-mail mentre si è al telefono, non aiuta a risparmiare tempo.

Ottimizzare le riunioni

A volte le riunioni sia dal vivo e sia online si rivelano del tutto inutili. Tra problemi alla rete Internet e scarsa pianificazione degli argomenti tra affrontare, quello che dovrebbe essere un momento per ottimizzare il lavoro diventa un’inutile perdita di tempo.

Pianificare prima quali sono i temi da affrontare, assicurarsi che tutti i lavoratori siano puntuali e stabilire un tempo di durata massimo aiuta a tornare al più presto alle proprie attività.

Stabilire e rispettare una routine

Per essere più produttivi bisogna stabilire e rispettare una routine. Questa routine deve necessariamente prevedere: andare a dormire sempre alla stessa ora, dormire 7 o 8 ore ogni notte, praticare esercizio fisico e mangiare correttamente.

Prendersi cura di sé stessi è estremamente importante per avere tutte le energie necessarie per far fronte ai carichi di lavoro durante la giornata.

Imparare a dire di no

A volte non si ha il coraggio di dire di no alle richieste di un collega o di un superiore. Tuttavia, molte volte acconsentire a ogni tipo di richiesta non permette di portare a termine i compiti da svolgere durante la giornata.

Dare precedenza alle cose più importanti e urgenti e imparare a declinare, quando possibile, di prendere in carico anche il lavoro di altri aiuta a mantenere elevata e costante nel tempo la produttività.

Fare un power nap

Il power nap o pisolino, può aiutare a recuperare rapidamente le energie e permette di affrontare con il piede giusto le restanti ore della giornata.

Attenzione però non sempre il pisolino è benefico. Il consiglio è di non addormentarsi profondamente e di non sostituire il pisolino alle ore di sonno notturne.

Delegare nel modo giusto

La capacità di delegare è una soft skills imprescindibile in tutti coloro che sono titolari di un’attività o ricoprono posizioni aziendali di responsabilità come manager, direttori o capo reparto.

Delegare alle persone giuste non è semplice. Sbagliare vuol dire ridurre la produttività dell’organizzazione. Il miglior modo di procedere consiste nello scegliere con cura a chi affidare i compiti e assicurarsi che le persone scelte sappiano portare a termine il lavoro assegnato.

Imparare dagli errori che abbiamo fatto

L’ultimo consiglio per essere più produttivi riguarda la capacità d’imparare dai propri errori. Ogni lavoratore commette errori. A volte si tratta di errori di poco conto, altre volte però, possono provocare ingenti perdite di tempo.

Più errori si commettono più la produttività ne risente. Un bravo lavoratore, di conseguenza, è colui che si impegna a non ricommettere gli stessi sbagli e così facendo riesce a evitare la perdita di tempo necessaria per rimediare all’errore commesso.