Il ruolo lavorativo in azienda

Avere ruoli e compiti ben definiti all’interno di un’organizzazione lavorativa è, come vedremo in questo articolo, un vantaggio sia per il dipendente o collaboratore, sia per il corretto funzionamento dei processi aziendali.

I risultati aziendali infatti, altro non sono che il risultato delle performance dei propri dipendenti. Questi ultimi, quando hanno un ruolo lavorativo definito riusciranno meglio a contribuire al raggiungimento degli obiettivi.

Tuttavia, in molti casi, le aziende attribuiscono poca rilevanza a questo aspetto, lasciando i dipendenti a svolgere ruoli spesso non così chiari, il che comporta ai lavoratori diversi problemi tra cui: un aumento di stress e rischio burnout, fraintendimenti, fino ad arrivare a provare il desiderio di voler cambiare lavoro.

Jackson e Schuler nel 1987, hanno definito il ruolo lavorativo come quell’insieme di comportamenti che caratterizzano i compiti di un individuo all’interno di un’organizzazione lavorativa. In altre parole, quando i ruoli sono propriamente definiti, ogni soggetto convolto è consapevole delle mansioni e dei compiti ricoperti dalle persone con le quali entra in contatto, siano questi i diretti superiori, i fornitori, colleghi di pari grado, o dirigenti.

Nel Dizionario di Psicologia, Umberto Galimberti, filosofo, sociologo, accademico e giornalista, definisce il ruolo lavorativo come: “Insieme delle norme e delle aspettative che convergono su un individuo in quanto occupa una determinata posizione in un sistema sociale”.

Il ruolo o la posizione lavorativa può essere quindi così riassunta:

• Ruolo (quali compiti si svolgono)
• Perché (a quale scopo)
• Come (strumenti, metodologie, procedura)
• Con quali figure (colleghi, superiori, clienti, fornitori).
• Formalmente il ruolo è detto di tipo:

• Prescritto quando è definito in maniera dettagliata, quando cioè le mansioni sono specifiche e ripetitive. I risultati che derivano dal compimento delle suddette mansioni è possibile misurarli secondo modelli definiti qualitativi e quantitativi.
• Discrezionale quando al lavoratore è richiesto di essere flessibile, le attività da compiere non sono sempre le medesime e i risultati raggiunti variano a seconda degli obiettivi.

Il ruolo è stato definito anche da Huckvale e Ould (1995) come un insieme di attività eseguite da un individuo o da un gruppo. Tali attività sono caratterizzate dal fatto che per essere svolte hanno bisogno di esperienza, di particolari tratti caratteriali e della personalità.
I suddetti aspetti portano a considerare una serie di fattori necessari da considerare prima di assegnare ad un dipendente un determinato ruolo lavorativo:

• Quali responsabilità si possono affidare al lavoratore;
• Di quali strumenti ha bisogno per ricoprire un determinato ruolo;
• Quali fattori esterni incidono sul ruolo;
• Com’è organizzato l’ambiente lavorativo.

Ruolo individuale e ruoli all’interno di un’organizzazione

I ruoli lavorativi possono essere ulteriormente divisi in compiti propri del singolo individuo e in compiti che l’azienda deve seguire per migliorare la produttività e le performance.

Ruoli individuali:

• Definizione delle proprie abilità e competenze;
• Elaborare un piano professionale in linea con le proprie capacità;
• Migliorare le proprie conoscenze e competenze.

Ruoli collettivi:

• Ottimizzare le capacità e attitudini del personale
• Garantire un corretto work-life balance ai propri dipendenti
• Sviluppare piani per l’apprendimento constante (life long learning)

I due ruoli, singoli e collettivi, tendono ad entrare in contrasto tra loro quando da un lato il lavoratore pretende opportunità di crescita e sviluppo, e dall’altro l’azienda è interessata principalmente al proprio successo e profitto piuttosto che alla crescita collettiva.

Al fine di far conciliare le differenze di obiettivi che l’azienda e i lavoratori possono avere, la teoria fa riferimento al “Modello delle competenze”, una metodologia che permette di:

• Identificare quali sono le criticità e le possibilità di sviluppo;
• Decidere quali programmi e investimenti realizzare;
• Condividere quali sono le idee di sviluppo ed evidenziare le criticità;

Il modello, in altre parole, permette di avere dei parametri oggettivi e misurabili sui quali pianificare i ruoli in un’azienda.

Definire le competenze come primo passo per disegnare il ruolo lavorativo

Un ruolo lavorativo per essere correttamente definito ha bisogno di una valutazione preliminare delle competenze di un lavoratore.
Quali sono i processi dietro lo sviluppo della competenza è oggetto di una pubblicazione del Professore Associato Fiorino Tessaro dell’Università Ca’ Foscari di Venezia.

Come riportato nel documento, il concetto di competenza per via della sua natura polisemantica e multiforme rappresenta uno dei temi più interessanti sul quale la ricerca accademica si sta applicando.

Secondo la definizione del Quadro europeo delle Qualifiche e dei Titoli, le competenze indicano quella capacità di saper utilizzare le proprie conoscenze e abilità in diversi contesti come ad esempio lo studio o il lavoro.

Come è possibile accertare il conseguimento di una competenza? C’è un limite oltre il quale non è possibile acquisire ulteriori competenze?

Sono queste le domande a cui la ricerca sta cercando di rispondere in maniera univoca al fine di fornire utili strumenti al mercato del lavoro e ai lavoratori.

Secondo Wiggins (1993) nei processi di valutazione delle competenze, è necessario valutare non ciò che il soggetto conosce, piuttosto è utile saper riconoscere cosa l’individuo è in grado di fare sulla base di ciò che conosce.

Tale considerazione, può essere particolarmente utile per un giovane aspirante lavoratore. Ad esempio, potrà mettere in evidenza le proprie capacità sul curriculum e ciò che è riuscito a conseguire nonostante un’esperienza limitata o nulla inerentemente al mondo del lavoro.

Quali approcci sono utilizzati per la valutazione delle competenze

Secondo lo schema elaborato da Guy Le Boterf, riconosciuto esperto riguardo lo sviluppo e la gestione delle competenze, a seconda dei casi, sono tre i criteri che possono essere utilizzati per una corretta valutazione delle competenze:

• Il criterio delle prestazioni. È utilizzato per valutare i risultati di un lavoro secondo parametri volti a misurare l’efficacia o l’utilità di una prestazione. Tale criterio per essere applicato ha bisogno che i risultati raggiunti siano quantificabili.
• Il criterio delle risorse. È un classico strumento utilizzato dai valutatori del personale finalizzato ad accertare che il lavoratore sia in grado di mettere in pratica le conoscenze e le capacità che dichiara di possedere.
• Il criterio delle pratiche professionali. Tale criterio presuppone una correlazione tra lo svolgimento di un’attività e le esigenze professionali. In altre parole, consiste nello stabilire una valutazione tra le attività svolte in base a standard predefiniti.

L’importanza di definire ruoli e responsabilità

L’importanza di un ruolo definito all’interno di un’azienda è un fattore cruciale, sono molti infatti, i dipendenti che svolgono mansioni completamente diverse dal tipo di lavoro per il quale sono formati e per il quale sono stati assunti.

Definire chiaramente un ruolo lavorativo, ha un impatto positivo sia per l’azienda sia per il benessere del lavoratore. In particolare, risultano definiti i seguenti aspetti:

• Tutti sono a conoscenza dei loro compiti. Quando i ruoli, le funzioni e le responsabilità sono chiare e definite, tutti sono consapevoli di cosa ci si aspetta da loro all’interno di un gruppo di lavoro. I lavoratori inoltre, sono a conoscenza di quali sono gli obiettivi da raggiugere e di quale ruolo lavorativo si occupano i colleghi e i superiori.
• Sono svolte tutte le attività. Non avere un ruolo definito, aumenta il rischio che i dipendenti tralascino o pianifichino in maniera scorretta alcune attività. Tale problema coinvolge direttamente l’organizzazione del lavoro. Quest’ultimo, è punto cruciale per il raggiungimento degli obiettivi aziendali.
• Il lavoratore ha una resa migliore quando comprende il proprio ruolo. Un ruolo definito riduce il rischio di discussioni e rivalità tra i dipendenti, inoltre agevola lo sviluppo di soft skills quali la creatività, il problem solving e la leadership.
• Meno spreco di energie. Quando manca la chiarezza riguardo i propri compiti e ruoli, viene sprecato tempo ed energia nel dovere assegnare e ristabilire ogni volta di quali mansioni un lavoratore deve occuparsi. Un processo che provoca la continua esigenza di organizzare meetings, telefonate e continui scambi di e-mail.

I ruoli all’interno dei gruppi di lavoro

Il tema dei ruoli lavorativi all’interno dei gruppi di lavoro, può essere approfondito consultando il documento elaborato dalla consulente e Temporary Manager, Sara Tancredi per l’Università della Calabria.

Come riportato nel documento, per ruolo professionale si intende l’insieme dei compiti da svolgere, delle relazioni, delle transazioni e dovrebbe comprendere altresì, la funzionalità e la finalizzazione dell’attività. Più le aziende sono evolute, più i ruoli tendono ad essere meno rigidi e definiti.

Un cambiamento repentino del proprio ruolo inoltre, arreca un senso di smarrimento nell’individuo.

Com’è possibile organizzare efficacemente un gruppo di lavoro?
Un gruppo di lavoro è realmente organizzato quando riesce a valorizzare le diversità presenti in termini di metodologie di lavoro, abilità acquisite ed esperienze.

La definizione di un ruolo all’interno di un’azienda dovrebbe sempre essere di tipo:

• Assegnato, in relazione cioè alle competenze dei lavoratori che ne fanno parte;
• Finalizzato, volto cioè alla valorizzazione delle competenze all’interno del gruppo.

Tali punti permettono di ottimizzare i processi, che a loro volta determinano il valore aggiunto, in base al quale si determina il successo o l’insuccesso di un’attività.

È compito di un dirigente assegnato alla gestione di un gruppo di lavoro o del titolare, far sì che i ruoli siano correttamente assegnati e definiti. Il titolare è infatti chiamato a gestire le risorse umane, motivandole e promuovendone la crescita oltre che, sapere come gestire eventuali conflitti.

In generale, colui che è preposto a capo di un team, non deve meramente amministrare lo svolgimento delle attività, piuttosto deve adoperarsi nella gestione di tutti gli aspetti che coinvolgono la vita del lavoratore.

Le considerazioni fin ora riportate, in definitiva, suggeriscono che organizzare non è una componente che esula dai compiti del titolare, è quest’ultima infatti, la figura che dovrà:

• Programmare e verificare il raggiungimento degli obiettivi;
• Gestire il personale;
• Implementare nuove tecnologie e metodologie di lavoro.

Come i ruoli lavorativi si sono evoluti nel tempo

I mutamenti e le trasformazioni che nel corso del tempo hanno modificato e continuano a modificare il mondo nel lavoro, coinvolgono anche il modo in cui gli individui sono chiamati a gestire il proprio ruolo all’interno di un’azienda.

Al giorno d’oggi, ogni ruolo ha uno spazio ben definito all’interno di un sistema fatto di compiti da svolgere, norme da rispettare e obiettivi da raggiungere. Non è un caso infatti che le aziende spesso e a cadenze definite richiedano ai propri dipendenti di compilare una scheda auto valutativa, la quale ha lo scopo di allocare correttamente le risorse così da massimizzare la produttività, di responsabilizzare il lavoratore e di verificare la presenza di eventuali conflitti o inefficienze.

Quali sono i cambiamenti in corso o ormai avvenuti che hanno mutato i modelli di gestione dei ruoli lavorativi?

• Da una scarsa attenzione nell’organizzazione del lavoro, si è passati ad una organizzazione settorializzata e puntuale.
• Da uno scarso confronto e scambio di best practise, si sta sempre più agevolando la cooperazione e gli scambi non solo di buone pratiche ma anche di lavoratori.
• Da un lavoro definito negli spazi e negli orari, ad un lavoro flessibile e dinamico, il così detto smart working.

Inoltre, l’esigenza di definire un ruolo lavorativo è dovuta dai seguenti fattori:

• Una maggior esposizione: il lavoratore sempre più, deve relazionarsi con una vasta rete o networking composto da una moltitudine di attori.
• Gestire un mercato imprevedibile: la dinamicità del lavoro che già di per sé porta ad eventi non pianificati e non previsti, rende necessario che ognuno sappia come cosa fare in caso di emergenza.
• L’ingresso di nuove tecnologie: tecnologia e innovazione stanno facendo sì che un ruolo lavorativo se non propriamente definito, rischia di diventare presto obsoleto. È in questo contesto che l’esigenza di seguire i lavoratori e formarli continuamente, è particolarmente sentita.

La definizione dei ruoli lavorativi all’interno delle aziende

In uno studio condotto da Peter Larkin e Edward Gould del Department of Business System dell’University di Wollongong, dal titolo: The definition of work roles within organisations, viene esaminata la relazione tra i ruoli lavorativi, sulla base del profilo e le attitudini di un lavoratore.

L’evoluzione dei sistemi informatici sta portando le società più innovative ed evolute ad utilizzare appositi software per la corretta definizione di un ruolo lavorativo sulla base delle caratteristiche del lavoratore.

Tali strumenti sono particolarmente efficaci quando ad esempio, un dirigente lascia un posto di lavoro in un’organizzazione, infatti, la scelta del sostituito viene effettuata da software che in automatico scelgono quel profilo presente nel database che più si adatta per il ruolo vacante.

Le analisi condotte nella scelta del ruolo lavorativo ideale, si basano sulla Teoria delle Attività (Activity Theory). La Teoria permette di trovare un giusto collocamento ad un individuo all’interno di un’azienda, garantendo così l’uso approccio e una metodologia univoca per ogni lavoratore.

Tuttavia, come evidenziato da Asmolov nel 1987, la Teoria delle Attività non è uno “strumento” monolitico, ma bisogna intenderla come una serie di principi di base da applicare per meglio comprendere gli aspetti umani. Come evidenziato, è la suddetta teoria alla base dello sviluppo della psicologia contemporanea.

Come evidenziato da Boedker (1991), tutte le attività sono collegate ad un obiettivo, ed è proprio quest’ultimo che determina e struttura le mansioni da svolgere. In tal senso però. È bene precisare che la complessa quotidianità lavorativa, spesso produce dei compiti e delle attività da svolgere difficili da prevedere.

Profilo LinkedIn e ruolo lavorativo

L’importanza di un ruolo lavorativo definito, è dimostrato anche dalla possibilità che la celebre piattaforma LinkedIn, ideata per la ricerca di lavoro e per agevolare il business tra i professionisti, offre nell’inserire i ruoli, attuali o passati all’interno del proprio profilo LinkedIn.

Curare il proprio profilo all’interno della piattaforma, definendo i ruoli lavorativi, le esperienze accumulate e i successi raggiunti, permette di avere un profilo dettagliato e più appetibile agli occhi di un recruiter. Quest’ultimo infatti, può facilmente scoprire se un determinato lavoratore può essere indicato per una specifica azienda.

Inoltre, definire un ruolo lavorativo all’interno della piattaforma porta vantaggi anche sulla visibilità del proprio profilo. Come evidenziato dagli sviluppatori di LinkedIn, infatti, il motore di ricerca interno, tende a dare maggiore visibilità a quei profili che coprono determinate parole chiave.

Al fine di descrivere correttamente il proprio ruolo lavorativo, LinkedIn attraverso le proprie guide ufficiali, invita a scrivere il ruolo come se si stesse scrivendo un annuncio pubblicitario. La descrizione, per essere considerata positivamente dovrà essere in grado di attrarre i lettori, avere un numero sufficiente di dettagli e riuscire a distinguersi rispetto profili simili.

Come già evidenziato, è importante utilizzare delle parole chiave pertinenti e inerenti al proprio settore di competenza. Altri aspetti da considerare nella descrizione del proprio ruolo all’interno della piattaforma LinkedIn sono:

• Utilizzare un titolo d’impatto per aumentare la propria visibilità;
• Aggiungere le competenze principali acquisite nel corso degli anni;
• Includere le mansioni che si è in grado di svolgere e i corsi di formazione sostenuti;
• Essere specifici nella descrizione del ruolo e delle responsabilità;
• Non dimenticare di evidenziare di possedere alcuni requisiti specifici per una determinata posizione;
• Inserire collegamenti e link alle aziende per le quali si è lavorato;
• Elencare i propri punti di forza.